3 suggerimenti su come migliorare le valutazioni sull'assistenza clienti

Here's how to make your guest service skills even better

Le valutazioni del servizio di assistenza clienti sono spesso il parametro di riferimento utilizzato dalle aziende per misurare il grado di preparazione del loro staff, il livello di soddisfazione e fedeltà dei clienti, e per capire se il servizio offerto soddisfa le esigenze della loro clientela.

Sia che la tua azienda si avvalga di indagini sul servizio di assistenza clienti o di uno strumento di misurazione come il Net Promoter Score (NPS), prendere misure di riferimento e tenere sotto controllo le valutazioni sulla soddisfazione della clientela sono sistemi attendibili per valutare e migliorare le competenze dell'assistenza clienti.

Per migliorare le valutazioni sulla soddisfazione del servizio clienti, inizia a pensare in modo olistico e a guardare all'assistenza clienti come a una strategia e a una filosofia globali che devono partire dal livello gestionale dell'azienda per essere applicate ai vari programmi di formazione e all'intero ambiente di lavoro.

Tra le possibili strategie da adottare per migliorare il servizio di assistenza clienti, considera le seguenti:

  1. Misura la soddisfazione dei tuoi clienti con un'indagine. Solo dopo aver capito come si sentono potrai prendere le iniziative appropriate.
  2. Condividi il feedback con i colleghi direttamente interessati in modo che siate tutti allineati sull'esperienza del cliente.
  3. Offri formazione aggiuntiva al tuo staff così da metterlo nelle condizioni di offrire il tipo di servizio che i tuoi clienti si aspettano.
  4. Misura di nuovo la soddisfazione dei clienti per vedere com'è cambiata la loro opinione e per avere un'idea più chiara di che cosa puoi fare per migliorare la loro esperienza.

Per aiutarti ancora di più, ecco alcuni suggerimenti chiave sull'assistenza clienti che ti aiuteranno non solo a migliorare le opinioni sulla soddisfazione dei clienti ma anche a cambiare la mentalità dell'azienda nei confronti dell'assistenza clienti in generale:

Suggerimento n. 1: Concentrarsi sui clienti, non solo sui problemi

Spesso, in particolare se le aziende sono oberate di lavoro, ci si dimentica del cliente e si vede solo il problema. Il cliente, in altre parole, diventa anonimo e il reparto di assistenza si concentra esclusivamente sulla risoluzione del problema. Purtroppo, quando accade questo, si tende a non dare al cliente l'attenzione che gli sarebbe dovuta; al contrario, spesso viene messo in coda insieme agli altri, con il problema contrassegnato come "risolto" o "in fase di verifica.

Per trasferire il fulcro dell'attenzione dell'assistenza clienti dal problema all'individuo, è necessario che il team impari a pensare a ciascun cliente singolarmente. Ecco una pratica lista di controllo che il personale dell'assistenza dovrebbe seguire:

  • Qual è la storia del cliente?
  • Quali sono i rapporti del cliente con l'azienda?
  • Il cliente ha già riscontrato precedenti problemi che hanno contribuito al suo attuale stato di frustrazione?
  • Cosa spera di risolvere il cliente contattando l'azienda?

Iniziando a personalizzare il servizio di assistenza e a considerare il cliente come un amico che si sta cercando di aiutare, l'intero atteggiamento cambia e il cliente sarà il primo ad accorgersene. Anziché un semplice numero, il cliente si sentirà considerato come una persona con un problema che l'azienda vuole aiutare a risolvere.

Suggerimento n. 2: L'assistenza al cliente deve essere una costante, percepibile in ogni punto di contatto

Nel nostro mondo digitale iper-connesso, è raro che un cliente si affidi esclusivamente al call center di un'azienda per cercare di risolvere un problema. Molto probabilmente, visiterà anche il sito web e le pagine sui social media dell'azienda o utilizzerà i propri dispositivi digitali per cercare consigli sulla risoluzione del problema.

L'approccio dell'assistenza clienti, di conseguenza, deve essere coerente in tutti i punti di contatto con il cliente. Layout del sito web, sezione delle domande frequenti, agenti on-line (se disponibili) e pagine dei social media devono essere configurati in modo da poter rispondere alle richieste di assistenza del cliente.. Il trucco sta nel trasformare ogni punto di contatto in un'esperienza senza soluzione di continuità per il cliente, affinché, sia che scelga di consultare il sito web, di fare una telefonata o di inviare un tweet all'azienda, il suo problema venga affrontato sempre allo stesso modo, senza dare l'impressione di dover interagire con aziende differenti in ogni punto di contatto.

Se hai assegnato a una parte del personale il compito di rispondere alle e-mail, risolvere problemi attraverso le pagine dei social media o rispondere alle domande dei forum, assicurati che queste persone ricevano la stessa formazione di alta qualità riservata ai tecnici dell'assistenza che rispondono ai clienti telefonicamente o di persona all'interno del punto vendita. Qualunque sia il canale di contatto scelto, il personale deve sviluppare le capacità necessarie per garantire al cliente la stessa esperienza positiva.

Suggerimento n. 3: I clienti insoddisfatti contano quanto quelli soddisfatti

I clienti scontenti sono in grado di fornirti altrettante informazioni sul tuo servizio di assistenza di quelli soddisfatti. Ascolta sempre ciò che hanno da dire i consumatori contrariati e offri a tutti i tuoi clienti un modo semplice per contattarti in caso di reclamo. Non importa quanto sia efficiente la tua assistenza clienti, non potrai fare la differenza se i tuoi clienti non sono in grado di trovarti. Destina un'area facilmente accessibile del tuo sito al contatto con i clienti e usa con regolarità le indagini sulla soddisfazione dei clienti e i sondaggi di verifica. Se i clienti scontenti possono contattarti facilmente e risolvere il loro problema rapidamente, è possibile che alla fine non si rivelino poi così insoddisfatti.

E ricorda... Chiedi, indaga, ascolta, rispondi!

Migliorare le valutazioni di soddisfazione del servizio di assistenza clienti è un processo permanente. Crea una posizione di supervisore della soddisfazione dei clienti oppure assegna questo ruolo a uno dei dipendenti. Affidagli il compito di chiedere, indagare, ascoltare e rispondere ai clienti in ogni fase del loro viaggio.

I tuoi clienti desiderano vivere un'esperienza il più possibile serena quando interagiscono con la tua azienda e molto probabilmente sono disposti a suggerirti come puoi migliorare i tuoi processi. Assicurati di essere altrettanto disponibile a chiedere, e ad ascoltare.

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