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Come usare i colloqui con i dipendenti per migliorarne la fidelizzazione 

I colloqui di fine rapporto servono a capire perché una persona decide di andarsene e cosa si sarebbe potuto fare per incentivarla a restare. Pur avendo una loro finalità, questi colloqui sono quasi sempre inutili per trattenere le risorse di alto livello.

Può essere utile, invece, condurre periodicamente colloqui di soddisfazione dei dipendenti (detti anche stay interview), per capire cosa pensano del lavoro e dell'azienda, prima che inizino a dedicare la loro pausa pranzo all'invio di curriculum alla concorrenza.

I colloqui con i dipendenti sulla loro soddisfazione dimostrano che l'azienda apprezza il loro parere e il loro contributo. Dei colloqui periodici con lo staff possono essere uno strumento chiave per la fidelizzazione e per contrastare un turnover costoso e laborioso.

Un elevato turnover dei dipendenti può tradursi in una perdita di redditività, abbassare il morale sul posto di lavoro e peggiorare la qualità dei prodotti. I colloqui di soddisfazione dei dipendenti, al contrario, possono fornire informazioni preziose per fidelizzare i dipendenti e rendere l'azienda un luogo di lavoro migliore.

I costi e le difficoltà di assunzione e formazione di nuove persone possono incidere sul turnover dei dipendenti e avere ripercussioni negative sulla produttività e sul morale dei lavoratori. Col tempo un elevato turnover può essere causa di:

  • Riduzione di profitti e redditività
  • Danni alla reputazione dell'azienda
  • Morale basso sul posto di lavoro
  • Ridotta produttività dei dipendenti

Oltre a ciò, i consumatori moderni sono molto attenti e alcuni potrebbero diffidare di aziende dove il responsabile commerciale di riferimento cambia ogni due o tre mesi, oppure se non ricevono un'assistenza sufficientemente competente o hanno la sensazione che i dipendenti con cui interagiscono non siano soddisfatti. In breve, i dipendenti sono la risorsa più preziosa di ogni azienda: è bene non sprecarla trattando le persone in modo inadeguato. 

I colloqui di soddisfazione periodici sono una strategia utile per scongiurare questi possibili rischi prima che si trasformino in realtà. Attraverso i colloqui, i manager possono rimanere in contatto con i membri del team per ascoltare le loro opinioni e scoprire quali problemi possono influire sulla loro produttività, sul loro morale e sul loro impegno nei confronti dell'azienda.

I colloqui di soddisfazione sono conversazioni che aiutano i manager a capire cosa fa rimanere i dipendenti nella loro azienda e cosa potrebbe indurli ad andarsene. In un colloquio efficace, i responsabili pongono domande sia standard che più articolate, in modo informale e colloquiale.

Si tratta in genere di colloqui di circa mezz'ora, da tenersi due o tre volte l'anno. Eppure, anche con un impegno di tempo minimo, i vantaggi potenziali sono notevoli, perché permettono di acquisire informazioni chiave sui fattori che incoraggiano i dipendenti a rimanere e sui problemi che potrebbero spingerli a lasciare l'azienda.

Questi controlli periodici possono rivelarsi particolarmente preziosi per le risorse con un'alta performance, per stabilire un contatto con loro prima che possano prendere seriamente in considerazione l'idea di andarsene. Si può ottenere un riscontro diretto su ciò che li motiva a rimanere e su ciò che invece potrebbe spingerli a lavorare per altri.

Sapendo quali sono le motivazioni principali dei dipendenti migliori, è possibile offrire loro una retribuzione adeguata per incentivarli a rimanere in azienda. Per esempio, Gallup riporta (articolo in inglese) che il 64% dei dipendenti aspira a una migliore conciliazione tra lavoro e vita privata. Invece di lasciare che la trovino altrove, una ristrutturazione aziendale può essere utile per offrire maggiore libertà ai dipendenti migliori. I colloqui di soddisfazione indicano qual è la direzione giusta per rafforzare il coinvolgimento dei dipendenti e ridurre il tasso di abbandono.

I colloqui con i dipendenti sono utili sia per l'azienda che per il personale.

Il fatto di condurre questi incontri invia un messaggio forte ai dipendenti: la loro voce è importante, e possono condividere sia le loro preoccupazioni che il loro apprezzamento per ciò che funziona.

I colloqui aiutano a individuare i primi segnali di allarme che potrebbero portare a un aumento del turnover di personale. Questa strategia può rivelarsi particolarmente utile per identificare eventuali tendenze che potrebbero influenzare alcuni tra i dipendenti migliori. In questo modo si avranno il tempo e gli elementi necessari per introdurre cambiamenti significativi che dimostrino attenzione alle preoccupazioni dei dipendenti, riducendo al contempo la possibilità di un esodo in massa delle risorse più preziose.

È difficile quantificare con precisione il peso dei colloqui con i dipendenti sul mantenimento dei talenti migliori e sulla riduzione del tasso di turnover complessivo. Ciò nonostante, le ricerche hanno costantemente evidenziato che le aziende con uno staff particolarmente coinvolto godono di molteplici vantaggi, tra cui una maggiore fidelizzazione e soddisfazione dei dipendenti, una migliore redditività e un ROI più elevato.

Per condurre con efficacia i colloqui di soddisfazione occorre stabilire una procedura chiara e comprensibile a tutti i dipendenti. Dato che l'obiettivo di questi colloqui è acquisire informazioni da poter utilizzare per migliorare la soddisfazione dei dipendenti, è opportuno dare loro un ampio preavviso per potere elaborare le loro idee. Inoltre, a chi non ha mai partecipato a un colloquio di soddisfazione, è bene spiegare di cosa si tratta e il motivo per cui vengono condotti.

La fase finale deve essere l'occasione per dimostrare ai dipendenti interesse per le opinioni espresse durante l'incontro. Il fatto di non dare seguito alle preoccupazioni e ai problemi eventualmente sollevati da un dipendente è il fattore che più nuoce all'efficacia dei colloqui di soddisfazione.

Oltre all'adeguata pianificazione e definizione degli obiettivi, fondamentale è condurre i colloqui in modo accurato e strategico, se si vuole ottenere dai dipendenti un riscontro chiaro e sincero. Ecco alcuni suggerimenti per condurre colloqui di soddisfazione dei dipendenti efficaci:

I dipendenti sono impegnati e il loro tempo è prezioso. Programmare un colloquio all'improvviso dimostra mancanza di rispetto e può anche indurre i lavoratori a diffidare o a temere che l'incontro sia stato motivato da un problema di prestazioni.

Dimostra trasparenza spiegando in cosa consistono questi colloqui e perché vengono condotti. Fai presente che il feedback ricevuto ha lo scopo di identificare in modo proattivo eventuali problemi o ostacoli per il proprio lavoro, e di raccogliere idee per possibili miglioramenti.

È importante spiegare ai dipendenti in cosa consiste un colloquio di soddisfazione e concedere loro tutto il tempo necessario per prepararsi al colloquio. In teoria, lo scopo dell'incontro è già stato comunicato. È buona norma fornire ai dipendenti una panoramica dettagliata degli argomenti che si intende affrontare, in modo che possano raccogliere le idee ed essere ben preparati a esprimerle durante il colloquio. Anche condurre un'indagine sulla soddisfazione dei dipendenti prima di un incontro informativo può fornire interessanti spunti da affrontare più nel dettaglio durante il colloquio.

Un colloquio sulla soddisfazione del dipendente dovrebbe assomigliare a una conversazione, non a un interrogatorio. Il contesto scelto può contribuire in modo determinante a trasmettere questo messaggio. Scegli un luogo riservato e agevole per il lavoratore da consultare. I colloqui di soddisfazione si svolgono meglio dal vivo, in modo da poter cogliere spunti anche dal linguaggio del corpo e avere una conversazione coinvolgente. Se è necessario fare colloqui in videoconferenza, scegli un orario comodo, lontano dal fulcro della settimana lavorativa.

I colloqui di soddisfazione sono l'opposto dei colloqui sulle prestazioni dei dipendenti. In sostanza, sono i dipendenti a valutare le prestazioni del management e dell'organizzazione nel suo complesso. Per questo motivo, è bene chiarire che la conversazione sulla soddisfazione del dipendente è del tutto separata dalla valutazione delle sue prestazioni e che ciò che verrà detto non avrà alcuna influenza su tale importante discussione.

I colloqui di soddisfazione migliori riescono a trovare un equilibrio tra la formulazione di alcune domande predeterminate e la possibilità di condurre la conversazione in altre direzioni impreviste, per comprendere più a fondo ciò che il dipendente pensa e prova. Le migliori domande di un colloquio informativo dovrebbero aiutare i dipendenti a capire quanto segue.

A tutti piacciono i complimenti, anche a coloro che sostengono il contrario. Partendo da questo presupposto, pensa a formulare le domande in modo da trasmettere il tuo apprezzamento. Per esempio, puoi dare risalto a qualcosa in cui il tuo interlocutore si distingue o a uno dei suoi recenti successi. Ma attenzione a non esagerare. I dipendenti capiranno se stai cercando di sopravvalutare i loro risultati, con il rischio di ottenere l'effetto opposto.

Prestazioni elevate sono molto apprezzate e, in ultima analisi, sono la chiave del successo dei singoli e dell'azienda in generale. Ma il successo non è tutto. I dipendenti devono capire che non ti interessano solo i loro risultati, ma anche chi sono realmente e quali sfide si trovano ad affrontare. Manifestare un'autentica empatia e comprensione rassicura i dipendenti sul valore dei loro pensieri e delle loro opinioni.

I colloqui di soddisfazione consentono di ottenere indicazioni sulle criticità che i dipendenti avvertono, spesso prima che si aggravino al punto da indurli a prendere in considerazione l'idea di cambiare lavoro. Assicurati che il dipendente sappia che il suo feedback è importante e che l'obiettivo dell'azienda è quello di fare il possibile per risolvere i problemi e apportare miglioramenti.

I migliori colloqui di soddisfazione dei dipendenti consentono di identificare sia i problemi che le opportunità. Potresti scoprire che alcuni collaboratori sarebbero più produttivi e coinvolti grazie a una soluzione ibrida in grado di combinare il lavoro a distanza con quello in ufficio. Oppure che una risorsa di alto livello si senta gratificata dall'aiutare gli altri a raggiungere il successo, per cui si potrebbero creare opportunità di mentoring che soddisfino questa esigenza. Queste azioni dimostrano l'impegno costante dell'azienda a investire nei dipendenti per garantire che continuino a crescere e ad affermarsi.

I colloqui di soddisfazione possono far emergere una serie di possibili trasformazioni a basso costo che possono fare la differenza nel modo in cui il personale percepisce la propria vita lavorativa. Potresti scoprire che i dipendenti si sentono esausti alla fine di una lunga settimana di lavoro. Istituire una policy che consenta ai lavoratori di staccare la spina alle 14 del venerdì pomeriggio può dimostrare che sono stati ascoltati e che si sta facendo qualcosa in proposito. Oppure si potrebbero fare dei cambiamenti nello spazio di lavoro per consentire una collaborazione più spontanea o una maggiore privacy. Queste azioni dimostrano reattività e comprensione che possono, nel tempo, rafforzare il coinvolgimento e la fedeltà dello staff.

Svolgere dei colloqui di soddisfazione dei dipendenti si rivelerà utile per ridurre il numero di colloqui di fine rapporto, per quanto importanti essi possano essere. I colloqui di soddisfazione possono preservare il coinvolgimento dei dipendenti, la loro soddisfazione, la produttività e la motivazione. Sono il modo migliore per instaurare un sistema economico ma molto proficuo per ridurre il tasso di abbandono dei dipendenti. Se ti occorrono gli strumenti e la tecnologia per svolgere indagini interne sui dipendenti, raccogliere i risultati e favorire il coinvolgimento, cerca il piano SurveyMonkey più adatto alla tua azienda.

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