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Cinque strategie per la pianificazione di eventi aziendali di successo

Segui le nostre istruzioni per organizzare eventi aziendali in grado di superare le aspettative dei partecipanti.

La riuscita di un evento aziendale si basa su un delicato equilibrio tra informazione e interattività, produttività e divertimento. Non sempre è facile trovarlo, ma con un po' di esperienza è possibile. Con questi 5 validi suggerimenti potrai organizzare eventi aziendali di successo, trasformando anche la più monotona delle riunioni annuali in un appuntamento divertente e produttivo.

È fondamentale per il successo di un evento aziendale chiedere il feedback dei partecipanti durante tutto il corso della manifestazione. Con il nostro software per indagini sulla gestione degli eventi potrai valutare più aspetti del tuo meeting o conferenza prima, durante e dopo il suo svolgimento. Questi sondaggi ti permettono di capire in tempo reale cosa puoi fare per migliorare l'evento.

Tieni a mente questi suggerimenti durante la pianificazione del tuo prossimo evento aziendale. Solo così potrai assicurarne la riuscita.

  • Obiettivi SMART: i migliori eventi aziendali si basano su obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e con scadenze definite, che daranno corpo al tuo evento e fungeranno da elemento unificatore.
  • Sicurezza: è fondamentale garantire la sicurezza di personale, partecipanti e relatori. Chi gestisce la location avrà senz'altro predisposto delle misure di sicurezza, ma è bene verificarlo comunque. Se ti trovi in un'area che richiede misure di protezione aggiuntive, metti in preventivo l'assunzione di personale ad hoc. Oggi, sicurezza è anche sinonimo di salute. Metti a disposizione delle mascherine per chi ne ha bisogno, installa distributori di disinfettante per le mani in tutta l'area dell'evento e assicurati che le persone abbiano spazio sufficiente per distanziarsi.
  • Budget: non superare il budget stabilito. Fai un preventivo di spesa realistico e rispettalo. Come regola generale, puoi aggiungere un 10% per coprire eventuali imprevisti.
  • Coinvolgimento: i migliori eventi aziendali riescono a catturare l'interesse dei partecipanti. La gente desidera imparare, ma deve anche divertirsi. Sperimenta con intelligenza. Rendi i contenuti interessanti!
  • Raccolta di feedback: i suggerimenti dei partecipanti possono essere utili per qualsiasi cosa, dai post sul blog ai miglioramenti dei prodotti. Puoi ricorrere ai sondaggi e/o parlare direttamente con le persone per ottenere informazioni interessanti per l'azienda.

Con questi 5 validi suggerimenti potrai organizzare eventi aziendali di successo, trasformando anche la più monotona delle riunioni annuali in un appuntamento divertente e produttivo.

Non c'è cosa più frustrante di una riunione o di una conferenza priva di un senso. Sarà solo una perdita di tempo! Dai maggior risalto ai tuoi eventi professionali definendo sempre obiettivi chiari. Prova a utilizzare il metodo SMART per definire un obiettivo sensato:

  • Lascia perdere propositi vaghi come "promuovere l'unità", "incoraggiare la discussione" o "aggiornare tutti". Proponi invece un obiettivo specifico che affronti un problema concreto dell'azienda o del settore in cui operi. Assicurati che il problema sia realmente risolvibile.
  • A fine giornata, dovrai essere in grado di stabilire se hai effettivamente raggiunto l'obiettivo prefissato o meno. Definiscine uno misurabile e tienilo monitorato utilizzando parametri di riferimento incrementali. Suddividi l'obiettivo e ricorri ai numeri per quantificare il successo ogni volta che puoi.
  • Fai in modo che il tuo obiettivo sia raggiungibile. Partecipare a una riunione o a una conferenza il cui scopo è irrealizzabile è solo un po' meno frustrante che partecipare a una riunione o a una conferenza senza alcuno scopo. Prima di definire un obiettivo, visualizzalo come se lo avessi portato a termine con successo.
  • Le aziende definiscono e raggiungono obiettivi ogni giorno. La maggior parte di essi sono vitali per l'organizzazione, ma non abbastanza importanti da diventare oggetto di un intero evento. Scegli un obiettivo sufficientemente rilevante da attirare partecipanti da tutta l'azienda o dal settore.
  • Non tutti gli obiettivi possono essere portati a termine in pochi giorni. Scegline uno che possa esserlo. Fissa un obiettivo la cui realizzazione sia legata alla fine dell'evento.

Una volta stabilito un obiettivo, condividilo con i partecipanti, i relatori, il personale e i volontari. Più persone parteciperanno all'evento se conosceranno la posta in gioco.

Se un evento è poco coinvolgente, si capisce subito: relatori noiosi, membri dello staff che controllano l'orologio, partecipanti che sonnecchiano sulle loro sedie pieghevoli. Per catturare l'attenzione di tutti, introduci degli elementi interattivi come esercizi di team-building, seminari, sondaggi e quiz in tempo reale e opportunità di apprendimento coinvolgenti, in grado di appassionare i partecipanti all'evento.

Se l'obiettivo dell'evento è insegnare delle nuove tecniche, le attività interattive sono ancora più importanti. L'apprendimento immersivo offre ai partecipanti la possibilità di mettere in pratica le loro nuove competenze, aumentando così la memorizzazione delle conoscenze. Inoltre offre ai presenti la possibilità di ottenere un riscontro immediato dagli istruttori dell'evento.

Sfrutta la curva di apprendimento. Può aiutarti a coinvolgere i partecipanti in modi nuovi e, in ultima analisi, a valorizzare i tuoi eventi. Pianifica, promuovi e gestisci manifestazioni aziendali di successo sfruttando le nuove tecnologie. Ecco alcuni modi per aggiungere innovazione al tuo evento:

  • Distribuisci un questionario pre-evento per testare le opzioni disponibili. Le risposte alle domande su location, data, relatori e obiettivi di preferenza possono aiutarti a pianificare una manifestazione che soddisfi il maggior numero di persone possibile.
  • Crea un'app per l'evento che includa la descrizione delle sessioni, gli orari e tutte le informazioni logistiche, come il parcheggio. Oggi, circa la metà dei partecipanti utilizza questo tipo di app per orientarsi all'interno di un evento. Puoi fare un ulteriore passo avanti conducendo sondaggi e inchieste in tempo reale mediante l'app durante lo svolgimento dell'evento.
  • Promuovi l'evento online utilizzando strumenti come codici promozionali, pubblicità via email e sui social media, gruppi chiusi su Facebook per i partecipanti e post su Instagram.

Per tenere un evento aziendale di successo, la flessibilità è fondamentale. Dai il benvenuto ai cambiamenti innovativi, come quelli descritti sopra, che renderanno il tuo evento più rispondente alle esigenze di chi vi partecipa.

I grandi eventi aziendali non finiscono con l'ultima sessione. Anzi, perdurano in legami commerciali stabili, aneddoti avvincenti e trasformazioni reali. Il segreto sta nella creazione di materiali post-evento, come video online e webinar, che rafforzino la finalità della manifestazione. I partecipanti potranno consultare queste risorse ogni volta che avranno bisogno di rinfrescarsi la memoria.

Scopri come migliorare il tuo prossimo evento con un sondaggio di feedback successivo all'evento. Dato che partecipanti, relatori e personale apprezzano aspetti diversi di un evento, crea un questionario distinto per ciascuno di questi gruppi.

  • Ai partecipanti chiedi di valutare aspetti come la location, gli spazi, le date, i relatori e le sessioni.
  • Chiedi ai relatori di esprimere il loro grado di soddisfazione per l'organizzazione del viaggio, l'alloggio, il supporto del personale, i partecipanti e il compenso.
  • Al personale infine chiedi di esprimere un giudizio sull'organizzazione, sui colleghi, sui capisquadra e sul compenso.

Chiedi a ciascun gruppo di esprimere le proprie riflessioni finali in una domanda a risposta aperta. Questa domanda rivela parecchio su ciò che ogni persona ritiene importante in un evento. Elabora una roadmap per la buona riuscita dei tuoi eventi futuri aggregando le risposte a questa e altre domande di feedback.  Per saperne di più su come ottenere un feedback sugli eventi aziendali, consulta la nostra guida definitiva ai sondaggi sugli eventi.

Nel caso di eventi altamente dinamici come quelli aziendali, il successo è un traguardo in continua evoluzione. Per essere sempre un passo avanti, raccogli il maggior numero possibile di feedback da ogni manifestazione. Ti aiuterà a trovare modi sempre nuovi per organizzare eventi che sappiano coinvolgere e interessare.

Per iniziare, registra un account SurveyMonkey. Abbiamo tutti gli strumenti che ti servono per raccogliere e analizzare dati di indagine che ti aiuteranno a prendere decisioni migliori in merito agli eventi. Se lo desideri, puoi scegliere un piano adatto alle tue esigenze, per organizzare ogni volta eventi di successo.