Dieci consigli per migliorare le tue capacità di gestione degli eventi

Nell'ambito della gestione degli eventi, sono davvero poche le regole ben definite. Ogni evento è diverso dall'altro, per questo è necessario adottare un approccio specifico per ciascuno di essi. Per essere un ottimo manager di eventi, quindi, occorre trovare il giusto equilibrio tra organizzazione e flessibilità. È proprio la flessibilità, infatti, che permette di adattarsi alle circostanze, trarre insegnamenti e introdurre le modifiche necessarie per rendere migliore ogni evento. Il software di indagini sulla gestione degli eventi può contribuire a migliorare le competenze gestionali ottimizzando le capacità di gestione del tempo. 

Non limitarti a gestire gli eventi, ma rendi ognuno di essi un'esperienza leggendaria seguendo questi dieci consigli per migliorarne la gestione.

Quali capacità gestionali sono necessarie per essere un ottimo manager di eventi? Sicuramente bisogna avere una buona propensione al dialogo con le persone e, soprattutto, essere capaci di ascoltare. 

Il manager di eventi deve elaborare un gran numero di informazioni, quindi un altro requisito per svolgere bene questo ruolo è un'eccellente capacità organizzativa. Indubbiamente, è molto meglio iniziare a organizzarsi con un certo anticipo, ma bisogna comunque essere pronti a gestire cambiamenti improvvisi. Detto questo, un buon manager di eventi deve mantenere la calma in tutte le fasi della pianificazione dell'evento, dall'inizio alla fine. 

Ecco le caratteristiche salienti:

Se coordini il tuo lavoro con un'organizzatrice di eventi, è probabile che riceverai da lei un elenco di obiettivi. In caso contrario, confrontati con il cliente per individuare obiettivi concreti dell'evento. Assicurati che questi obiettivi siano espressi in termini specifici. Quante auto devono essere spostate ogni ora dal personale addetto al parcheggio? Quante domande si intende inserire in una sessione di domande e risposte? È bene usare numeri concreti ogniqualvolta sia possibile.

Prima riesci a confermare i dettagli dell'evento, meglio è. Inizia a telefonare già un anno prima, in modo da poter prenotare la sede che ti interessa e approfittare delle offerte speciali dei fornitori. Contattare tempestivamente le sedi e i fornitori ti farà indubbiamente risparmiare tempo, denaro e possibili grattacapi futuri, ma ricorda che in questa fase iniziale è importante fissare accordi flessibili (dopotutto non sai ancora quanti partecipanti sono previsti). Per prepararti al meglio all'evento, raccogli queste importanti informazioni usando i sondaggi per la pianificazione degli eventi. Qui trovi una checklist per la pianificazione degli eventi che può esserti utile.

Ogni evento è diverso dall'altro e i fornitori lo sanno bene; per questo molti di loro offrono servizi personalizzati con prezzi flessibili. Invece di chiedere un preventivo, definisci il tuo obiettivo di spesa e offri al fornitore in questione circa il 5-10% in meno. In questo modo, anche se il fornitore chiede un prezzo più alto, riuscirai a rispettare il tuo budget e, spesso, a risparmiare.

La gestione degli eventi si basa proprio sulle relazioni. Rimani in stretto contatto con le sedi e i fornitori con cui hai avuto una magnifica collaborazione; quando ne avrai bisogno, saranno sicuramente disponibili. Conserva anche buoni rapporti con ex colleghi e volontari: mobilitando le tue ampie reti di contatti potrai creare rapidamente e senza sforzo dei team di collaboratori e volontari assolutamente efficienti.

Non intimorirti di fronte alle nuove tecnologie, ma stai un passo avanti e adotta quelle innovazioni che contribuiscono a migliorare l'esperienza dell'evento. Ci sono molti modi in cui poter integrare le nuove tecnologie nella gestione degli eventi:

Se decidi di adottare una tecnologia con la quale non hai molta dimestichezza, assicurati che nel tuo staff ci sia qualcuno che la conosce alla perfezione e incarica questa persona di occuparsi della risoluzione di eventuali problemi durante l'evento.

Ogni evento, dalle esibizioni di alto livello alle cerimonie di premiazione scolastiche, merita una prova generale. Programma una prova con il personale, i volontari e, se possibile, i presentatori una settimana prima dell'evento, così avrai tempo sufficiente per fare eventuali variazioni al programma lasciando comunque al personale e ai volontari il tempo necessario per prepararsi in anticipo. Durante la prova, testa tutte le tecnologie che saranno usate.

La chiave per gestire un evento di successo è capire l'esperienza vissuta dai partecipanti. Il giorno dell'evento cerca di concentrarti il più possibile sui partecipanti, compatibilmente con le tue mansioni, provando a parlare con loro e a capire chi hai davanti. Raccogli dati con questionari di feedback in tempo reale.

Al termine di ogni evento, dedica del tempo per fare un resoconto con il tuo team. Discuti degli aspetti positivi e negativi con un gruppo di collaboratori critici, con tutto lo staff o con lo staff e i volontari. Questo momento di scambio è un'occasione eccellente per raccogliere impressioni e suggerimenti mentre l'evento è ancora vivido nella memoria delle persone.

Non disinteressarti dei partecipanti, dei membri del personale o dei volontari dopo che saranno andati via. Trascorsa una settimana dall'evento, invia a ciascun gruppo un'e-mail con un link per accedere a un questionario di feedback finale, con il quale potrai raccogliere suggerimenti utili ponendo domande specifiche a ciascun gruppo:

Non dimenticare di inviare un'e-mail di ringraziamento alla sede e ai fornitori che hanno reso possibile l'evento, esprimendo il tuo apprezzamento per tutto l'impegno dimostrato e ribadendo la volontà di rimanere in contatto per possibili collaborazioni future.

Metti in atto ciò che hai imparato attivando dei cambiamenti positivi dopo ogni evento. Riesamina il feedback ricevuto dai partecipanti, dai membri dello staff e dai volontari per eliminare le inefficienze dal tuo stile di gestione. Ecco come eliminare alcuni problemi comuni:

Ora che sai come migliorare le capacità di gestione degli eventi, è tempo di passare alla pratica. Potenzia le tue capacità di pianificazione degli eventi con la piattaforma di gestione delle esperienze basata su IA di SurveyMonkey. Ottimizza subito le tua capacità di gestione del tempo negli eventi.

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