Feedback sugli eventi: come formulare domande efficaci per questionari pre e post-evento

L'organizzazione di eventi è generalmente annoverata tra le professioni più stressanti in assoluto, subito dopo quella dei vigili del fuoco, dei piloti e del personale militare. 

Mentre corri per il centro congressi alla ricerca di un generatore di riserva, o chiami disperatamente il servizio di catering per un'opzione di pranzo mancante, o cerchi di calmare l'oratore di turno in preda a un attacco di panico, la creazione di un programma di feedback è probabilmente l'ultima cosa che ti passa per la testa. Tuttavia, sono proprio i dati di feedback che possono risparmiarti questo tipo di emergenze in futuro. 

Stando al Pulse Report 2022 di Eventbrite, il 50% degli event manager ha in programma di organizzare un evento ibrido. Si tratta di un'opportunità unica per raccogliere informazioni preziose da utilizzare per migliorare le esperienze future. I feedback acquisiti mediante le indagini sugli eventi possono aiutarti a:

Questa è una buona norma per tutti i sondaggi in generale, ma è particolarmente importante quando si tratta di eventi. I partecipanti ti faranno un favore rispondendo al questionario, quindi è bene rispettare il loro tempo. Cerca di porre al massimo 5 domande e di concentrarti solo sull'essenziale.

Utilizza una o due domande aperte per chiedere un feedback generale o dei suggerimenti, ma per il resto del sondaggio (soprattutto per quanto riguarda la parte relativa alla logistica) usa domande a scelta multipla con l'opzione "altro". Tuttavia, sono proprio i dati di feedback che possono evitarti di dover gestire situazioni di emergenza in futuro.

Quindi, se devi porre più di 5 domande, usa la logica di salto ogni volta che puoi per assicurarti che i rispondenti vedano solo le domande rilevanti per loro; evita, per esempio, di chiedere se hanno gradito l'insalata a pranzo se non hanno partecipato.

Sicuramente vorrai raccogliere il maggior numero possibile di feedback, ma pretendere una risposta a ogni singola domanda è deleterio, perché gli intervistati potrebbero stancarsi e abbandonare il questionario senza fornirti alcuna informazione. 

Se puoi evitarlo, non rendere obbligatoria nessuna delle domande. Tutti i dati raccolti sono utili e anche se qualcuno salta delle domande, otterrai comunque un contributo prezioso dalle altre risposte. 

Fanno eccezione i quesiti che utilizzano la logica di salto per indirizzare le persone a versioni diverse del questionario in base alle risposte fornite. Queste domande dovranno essere obbligatorie, quindi cerca di mantenerle all'inizio dell'indagine. 

Sempre a proposito di iniziare il sondaggio nel modo giusto, ecco un'altra buona pratica: porre per prime le domande più significative. Nella maggior parte dei casi, si tratterà di un quesito generico sulla soddisfazione dei partecipanti, del tipo "Nel complesso, come giudica l'evento?" o "Con quale probabilità consiglierebbe l'evento ad amici o colleghi?" 

Inserisci questa domanda in una pagina a parte prima di entrare più nello specifico. Nel momento in cui i rispondenti cliccheranno su “Avanti”, SurveyMonkey acquisirà e registrerà la risposta, quindi anche se perderanno interesse e non completeranno il sondaggio, otterrai comunque dati sulla tua domanda più importante. 

Lascia le domande a cui è più difficile rispondere per ultime. È meglio raccogliere dati incompleti da un ampio numero di partecipanti che rispondono alle prime due domande, piuttosto che ottenere questionari completi da un numero inferiore di persone.

Inoltre, è bene che i sondaggi sugli eventi seguano una sorta di flusso intuitivo, con le domande raggruppate per argomento, in modo che le persone possano capire e rispondere più rapidamente e facilmente. Ad esempio, potresti presentare le domande sui contenuti dell'evento in una pagina e quelle sulla logistica nella successiva.

Lascia tutte le domande sui dati demografici nell'ultima pagina. Si tratta di informazioni meno importanti rispetto ai dati di feedback veri e propri, ma possono essere utili per filtrare e identificare tendenze. 

Inserire un link al sondaggio nell'email successiva all'evento non è sufficiente, meglio incorporare la prima domanda nel corpo del messaggio. L'email è in genere il principale canale di comunicazione con i partecipanti, e incorporare il sondaggio direttamente nel messaggio rende più facile per loro rispondere rapidamente e senza dover cliccare su un link. In questo modo otterrai percentuali di risposta più elevate e risultati più precisi. 

Uno studio di SurveyMonkey ha rilevato un incremento del 22% nell'apertura dei sondaggi se la prima domanda viene inserita direttamente nell'email. E non solo le persone sono più propense ad aprire un questionario che suscita la loro curiosità con la prima domanda, ma sono anche più inclini a portarlo a termine (20%).

Se le persone nutrono forti opinioni sul tuo evento, sia che l'abbiano apprezzato o detestato, è più probabile che partecipino al sondaggio per dare sfogo ai loro sentimenti. Ma per ottenere informazioni veramente significative, è necessario qualcosa in più. Servono più risposte e più moderate. La fascia intermedia di persone a cui l'evento è piaciuto solo in parte è fondamentale. Sono coloro che puoi convertire in veri e propri sostenitori se sai ascoltare attentamente le loro reazioni all'evento.

Per invogliare il pubblico meno entusiasta a rispondere, struttura il questionario in modo da semplificare al massimo le risposte (brevi, a scelta multipla, ecc.) e assicurati di includere domande a scala Likert (una scala di opzioni di risposta che di solito va da "Non concordo affatto" a "Concordo pienamente") per dare ai moderati la possibilità di esprimere le loro opinioni in modo accurato. 

Se da un lato è utile analizzare l'esperienza complessiva dei partecipanti con un sondaggio post-evento, può anche essere vantaggioso distribuire dei questionari durante l'evento, se questo dura più di un giorno. 

Ad esempio, dopo ogni sessione si può distribuire un breve questionario per ottenere informazioni su specifiche fasi dell'evento. In questo caso, è meglio limitare il numero di domande a un massimo di cinque. Assicurati di porre quesiti brevi e a risposta chiusa, in modo che sia più facile rispondere. Anche le domande a scelta multipla o con scala di valutazione possono essere utili, perché danno ai partecipanti la possibilità di esprimersi senza dover perdere troppo tempo. 

Ecco qualche suggerimento per la creazione di un'indagine di feedback su un evento davvero efficace: 

Non sai quali domande porre? Eccoti 15 domande di indagine successive all'evento da utilizzare per il tuo prossimo sondaggio post-evento.

Acquisire feedback sugli eventi non è sempre semplice. A volte ci si ritrova a dover gestire rapporti contrastanti e dati incompleti. O peggio ancora, talvolta i risultati vengono falsati da chi risponde senza leggere il questionario con attenzione o semplicemente se ne disinteressa. Un'analisi olistica dei risultati può aiutare a dare un senso a ciò che si rileva.

Puoi utilizzare i sondaggi prima, durante e dopo un evento per offrire la migliore esperienza possibile ai partecipanti e per raggiungere altri obiettivi di marketing. Ecco come fare. 

Se utilizzi un servizio di streaming come Netflix o Spotify, probabilmente non è necessario spiegarti i vantaggi della personalizzazione. A tutti piace vivere esperienze personalizzate in base ai propri interessi. Immagina di poter fare la stessa cosa per chi partecipa al tuo evento. Ecco a cosa servono le indagini preliminari.

I sondaggi pre-evento possono aiutarti a realizzare due obiettivi principali: creare contenuti il più possibile pertinenti e risolvere questioni di carattere organizzativo (restrizioni alimentari, trasporti, orari di arrivo, ecc.). In entrambi i casi, più si riesce a pianificare in anticipo, meglio è. 
Il modo in cui viene impostato un sondaggio di questo tipo dipende dall'obiettivo che ci si pone e dal grado di controllo che si vuole concedere ai partecipanti. Puoi chiedere loro di aiutarti a scegliere l'oratore o gli argomenti principali, o semplicemente raccogliere in anticipo le domande durante gli interventi.

Il modo in cui si strutturano, programmano e inviano i sondaggi pre-evento varia notevolmente a seconda del grado di influenza che si è disposti a concedere ai partecipanti. La maggior parte degli organizzatori probabilmente non è disposta a lasciare che siano gli ospiti a scegliere l'oratore, ma la definizione degli argomenti del workshop o dei punti di discussione richiederà più tempo per l'analisi e la gestione rispetto a un semplice sondaggio organizzativo.  

Ecco cosa è importante decidere prima ancora di iniziare un'indagine preliminare all'evento.

Le domande varieranno a seconda del tipo di manifestazione che stai organizzando, ma qui trovi un modello di indagine per la pianificazione di eventi molto generale che puoi personalizzare in base alle tue esigenze.

Ecco alcuni altri esempi:

Di nuovo, la scelta della tempistica per i sondaggi preliminari all'evento dipende dalla quantità di contributi che si vogliono ottenere. Ecco alcune opzioni.

Opzione 1: Per garantire al pubblico la massima influenza (ad esempio per ottenere suggerimenti per la scelta dei temi delle sessioni, ecc.), invia il sondaggio 3-4 mesi prima dell'evento. In questo modo avrai tempo a sufficienza per raccogliere e analizzare i feedback e condividerli con il relatore. A seconda della portata dell'evento e dell'importanza che dovrà avere il relatore, potresti anche avere tempo a sufficienza per scegliere l'oratore stesso (ad esempio, se stai pianificando un workshop interno all'azienda, piuttosto che una conferenza pubblica).

Opzione 2: Se vuoi porre domande di carattere logistico e demografico (alloggio, posizione lavorativa, ecc.), allora 2-3 settimane prima dell'evento sono sufficienti. Oltre a ottenere le informazioni di cui hai bisogno, comincerai a creare aspettativa nei partecipanti.

Opzione 3: L'ultima opzione consiste nell'inviare due sondaggi, uno diversi mesi prima dell'evento e uno poche settimane prima. In questo modo si otterrà il massimo feedback, anche se si chiederà ai rispondenti di impegnarsi un po' di più. Di norma, 2 sondaggi brevi scaglionati in un lungo periodo di tempo sono considerati accettabili dal punto di vista dell'esperienza degli intervistati, ma tieni presente che stai comunque chiedendo loro un favore. Potresti anche scegliere di sottoporre al primo sondaggio solo un gruppo selezionato di persone (quelle considerate di maggior valore), evitando di stancare gli altri rispondenti e mostrando al gruppo prescelto quanto apprezzi le loro opinioni.

Indipendentemente da quando si decide di inviare i questionari, il modo migliore per farlo è probabilmente via email. Studi recenti dimostrano che è in questo modo che la maggior parte delle persone preferisce comunicare con i brand. 

La prima cosa da fare con i risultati ottenuti, ovviamente, è creare un evento su misura. Ma si tratta anche di un'ottima opportunità per tracciare i dati demografici dei partecipanti. Quante persone stanno arrivando da fuori città? Quanti sono i rappresentanti dei diversi settori?

Puoi utilizzare queste informazioni per preparare gli eventi futuri, valutare le iniziative promozionali pre-evento per capire chi hai attirato e perché, e rilevare le tendenze.

Alcuni di questi dati possono essere utili anche per le richieste di budget. Se riesci a dimostrare che i partecipanti sono persone di alto valore e interessate a un determinato argomento o a un certo tipo di esperienza, avrai la giustificazione per un po' di margine in più. Esporta le tabelle e i grafici e inseriscili nelle presentazioni per evidenziare gli aspetti che ti interessano.

I sondaggi intermedi sono una miniera d'oro sia per chi si occupa di marketing degli eventi che per chi fa ricerca di mercato. È l'occasione perfetta per ottenere impressioni autentiche dalle persone mentre sono immerse nell'esperienza. Sia che ti interessi un riscontro sul tuo prodotto, sull'evento stesso o una prospettiva generale del settore, gli eventi sono una rara opportunità per farsi un'idea immediata di un gruppo mirato di persone. 

I sondaggi di metà evento possono essere utili per due diversi scopi: 1) generazione di lead e 2) ricerca di mercato. A differenza dei sondaggi pre e post evento, questi non puntano tanto a ottimizzare l'organizzazione della manifestazione, quanto a trarne il massimo valore possibile.

La creazione di contatti è il motivo per cui molte aziende scelgono di organizzare eventi. È un aspetto cruciale per determinare il successo dell'evento stesso. Per quanto riguarda la lead generation, l'obiettivo principale dei sondaggi è che siano il più possibile semplici e coinvolgenti.

Per quanto riguarda la ricerca di mercato, gli obiettivi potrebbero essere un po' più diversificati, ad esempio ottenere informazioni per lo sviluppo di un prodotto o per il marketing, o punti di riferimento per contenuti futuri. Le indagini intermedie all'evento possono aiutarti a conoscere:

La struttura dell'indagine sarà diversa a seconda che tu la stia utilizzando per la generazione di lead o la ricerca di mercato. Nel primo caso, ti consigliamo di attenerti a un questionario ultra veloce che si concentri sulle informazioni di contatto e su dettagli relativi al datore di lavoro e al ruolo, con poco spazio per qualsiasi altra informazione. I sondaggi per la ricerca di mercato, invece, variano a seconda di ciò che si vuole sapere. 

Ecco alcune linee guida per indagini di ricerca di mercato da distribuire a metà evento:

Le linee guida per i sondaggi di lead generation sono molto più semplici: raccogliere tutte le informazioni di cui si ha bisogno nel modo più sintetico possibile.

Qualunque sia il tuo caso d'uso, i metodi di raccolta delle risposte saranno spesso simili. Ecco i principali:

Attenzione: i grandi spazi per eventi e le fiere hanno noti problemi di connettività, quindi tieni presente che non sempre potrai contare su una connessione Wi-Fi stabile per supportare le tue iniziative di raccolta di dati. SurveyMonkey Anywhere permette di acquisire risposte anche offline. I dati verranno caricati nel cloud alla successiva connessione. 

Se hai mai partecipato a una conferenza, probabilmente conosci un'altra caratteristica dei sondaggi in presenza: gli incentivi. Magliette, pupazzetti di supereroi, lotterie con la possibilità di vincere un iPad o una pianta: tutto rientra nell'esperienza dell'evento.

 Se desideri ottenere percentuali di risposta elevate e offrire una ricompensa immediata ai partecipanti, l'integrazione di SurveyMonkey con Sendoso ti consente di assegnare automaticamente carte regalo, gadget o altri premi a chi porta a termine un sondaggio. 

Tra gli incentivi più diffusi vi sono le carte regalo, snack o bevande, accessori, gadget aziendali o la partecipazione a lotterie. Se però vuoi osare di più, Sendoso ti suggerisce offerte molto originali, come ad esempio:

Se vuoi saperne di più su come condurre ricerche di mercato, consulta la nostra Guida definitiva alle ricerche di mercato. 

Ecco alcuni tra i quesiti più comuni di sondaggi che hanno come scopo principale la generazione di lead:

Le indagini per le ricerche di mercato sono più articolate, in ogni caso, la prassi migliore è quella di scegliere 3 aree principali di interesse e di dedicare 1-2 domande a ciascuna di esse. 

Supponiamo che la società Spark Industries stia pensando di realizzare un nuovo prodotto, ad esempio una tuta da jet. Potrebbero sfruttare un ipotetico evento SparkX per sondare l'interesse, valutare eventuali problemi di sicurezza e identificare i possibili acquirenti target.

Se vuoi saperne di più su come condurre ricerche di mercato, consulta la nostra Guida definitiva alle ricerche di mercato. 

I chioschi, le locandine e gli addetti agli stand consentono di effettuare sondaggi intermedi per tutta la durata dell'evento stesso. Le aree vicine ai bagni e ai punti di ristoro tendono a essere i luoghi ideali, dal momento che è più probabile che i partecipanti vi si soffermino durante i tempi morti (o in attesa in fila).

Altre opportunità per dare visibilità a questo tipo di indagini sono:

Una volta terminata la manifestazione, è possibile fare diverse cose con i risultati dei sondaggi di metà evento.

A evento terminato, probabilmente avrai voglia di stappare una buona bottiglia e rilassarti. Ma c'è un'ultima cosa da fare, e anche molto in fretta: inviare un sondaggio post-evento. 

Come realizzare un'indagine successiva all'evento 

I sondaggi post-evento sono un'ottima occasione per raccogliere dati sull'andamento complessivo della manifestazione, verificare il ROI e trovare spunti per gli eventi a venire.

Questo tipo di questionari tende a combinare domande strutturate e spazio libero a disposizione dei partecipanti per condividere tutto ciò che desiderano. Il sondaggio andrà impostato in funzione di ciò che ritieni sia andato bene e meno bene, ma anche per dare spazio a feedback spontanei, che possono essere anche i più preziosi.

Chi organizza eventi raramente ha la possibilità di sedersi e di godersi appieno la manifestazione nel suo svolgimento, perdendosi inevitabilmente qualcosa. I questionari post-evento mettono in luce i successi e i fallimenti che potrebbero esserti sfuggiti e ti offrono un'ultima possibilità di riallacciare i rapporti con gli intervenuti.

Questi sondaggi sono spesso l'ultimo punto di contatto con i partecipanti, perciò puoi usare l'email per ringraziarli della loro presenza e incoraggiarli a fare un'ultimo sforzo (come iscriversi a una mailing list o connettersi con altri partecipanti su LinkedIn).

In collaborazione con Eventbrite abbiamo realizzato un modello di sondaggio post-evento studiato da esperti. Puoi trovarlo qui e personalizzarlo in base alle tue specifiche esigenze.

Limitati a una o due domande aperte, come "Cosa le è piaciuto di più dell'evento?" e "Cosa potrebbe essere migliorato?" 

I sondaggi post-evento dovrebbero essere inviati entro un giorno lavorativo dall'evento stesso. Le sensazioni del pubblico si confondono facilmente. I partecipanti dimenticheranno i dettagli, perderanno memoria di ciò che hanno provato inizialmente e forse confonderanno l'evento con altri a cui hanno partecipato. Acquisire il feedback subito, invece che dopo un po' di tempo, ti permetterà di ottenere risultati più chiari e approfonditi. 

Se non vuoi preoccuparti di impostare il sondaggio dopo l'evento, puoi programmarlo in anticipo. 

Inoltre, dovrai occuparti di contattare le persone che non rispondono. (Ti suggeriamo di automatizzare anche questa procedura!) Lascia ai partecipanti qualche giorno per riprendersi, poi invia loro uno o due promemoria nelle settimane successive. Non mandarne mai più di tre e assicurarsi di interrompere i solleciti dopo circa un mese. Eventuali dati ricevuti a quel punto non saranno comunque utili. 

Una delle principali finalità dei sondaggi post-evento è quella di monitorare il successo nel tempo. Confronta i risultati con quelli di eventi precedenti per monitorare la crescita e vedere come i vari aspetti che li caratterizzano evolvono nel tempo. Utilizza sempre una semplice domanda NPS per vedere come cambia il sentiment dei partecipanti.

Un feedback onesto è il miglior regalo che un organizzatore di eventi possa chiedere, a patto che poi venga adeguatamente sfruttato. Si impara sempre dall'esperienza. Anche se non tutti i feedback sono eccellenti, si tratta comunque di un'opportunità per innovare e crescere. 

L'organizzazione di eventi è un lavoro incredibilmente impegnativo, imprevedibile e importante. Procurati le risorse per continuare crescere, compresi gli strumenti di feedback, e quando ti trovi a risolvere dei problemi imprevisti, non recriminare su eventuali errori commessi. È sempre un'esperienza di apprendimento. 

Accedi alle domande dei questionari pre-evento e post-evento di SurveyMonkey. Utilizza il nostro software di gestione dell'esperienza per analizzare i risultati dei sondaggi di feedback sugli eventi e ottenere informazioni utili.