Guida definitiva alla gestione degli eventi: dalla pianificazione al successo post‑evento

L'organizzazione di eventi è generalmente annoverata tra le professioni più stressanti, non lontana da quelle dei vigili del fuoco, dei piloti e del personale militare.

Se si considerano le molteplici responsabilità, la cosa ha un senso.

Chi organizza eventi si trova a dover gestire budget come se fosse un contabile, ad arredare spazi come un designer d'interni, a curare le relazioni con gli ospiti e a garantirne la soddisfazione e, a volte, anche a improvvisarsi terapista per calmare relatori in preda ad attacchi di panico. 

I migliori professionisti del settore sanno come gestire gli eventi e come applicare le loro competenze per organizzare esperienze memorabili. E tu puoi fare lo stesso.

Questa guida spiega perché è importante saper gestire gli eventi, come si pianificano e come usare il feedback per una migliore organizzazione di quelli futuri.

La gestione degli eventi è il processo di pianificazione, organizzazione e realizzazione di occasioni d'incontro di qualsiasi tipo e dimensione. Comprende tutto, dallo sviluppo dell'idea iniziale alla valutazione post-evento, e richiede competenze in materia di logistica, pianificazione finanziaria, marketing e gestione dell'esperienza degli ospiti.

La gestione degli eventi prevede un approccio strategico che pone l'accento sull'esperienza dei partecipanti, che deve essere eccellente.

Gli organizzatori hanno la possibilità di creare esperienze uniche e coinvolgenti concentrandosi sulle esigenze e le preferenze del pubblico. Questa attenzione ai dettagli favorisce interazioni positive tra le persone che partecipano ed è determinante per assicurare una percezione positiva del marchio rappresentato.

Un evento ben organizzato, in cui i partecipanti si sentono valorizzati e soddisfatti, rafforza la fedeltà al brand e incoraggia un passaparola positivo, contribuendo in ultima analisi al successo a lungo termine dell'organizzazione.

La gestione degli eventi fornisce inoltre uno schema di riferimento utilizzabile per affrontare alcune sfide comuni, come:

Tratteremo in modo approfondito le otto fasi della gestione di un evento. Tutte sono ugualmente importanti per garantire il successo della manifestazione. 

La prima fase della gestione di un evento consiste nella definizione degli obiettivi dell'evento stesso. 

Definire chiaramente degli obiettivi sin dall'inizio rappresenta una linea guida per lo sviluppo della roadmap della preparazione. Si può puntare a generare nuovi lead, a coinvolgere i partecipanti o a raggiungere un obiettivo di fatturato.

Ricorda che un evento può avere più obiettivi. Ad esempio, una riunione di ex alunni potrebbe avere lo scopo di riallacciare i rapporti tra vecchi compagni di liceo e allo stesso tempo raccogliere fondi per un nuovo programma di musica dell'istituto.

È possibile organizzare eventi fisici, virtuali e ibridi. Ogni format presenta caratteristiche uniche che possono influenzare in modo significativo vari aspetti della sua pianificazione ed esecuzione. 

Nella scelta del format, è fondamentale valutare attentamente il pubblico a cui ci si rivolge e gli obiettivi specifici dell'evento. Un simile approccio permette di adottare strategie efficaci di coinvolgimento dei partecipanti e garantire che l'evento produca i risultati desiderati. 

La fase iniziale di ricerca è fondamentale nel processo di pianificazione di un evento, poiché getta le basi dell'intero progetto. Durante questa fase, vengono condotte indagini approfondite per:

Nel complesso, durante questa fase è fondamentale una stretta collaborazione con la struttura ospitante, in quanto è necessario valutare con attenzione ciò che è realizzabile con il budget a disposizione, massimizzando al tempo stesso la qualità della manifestazione e l'esperienza dei partecipanti. 

A questo punto, si procederà alla stesura di un calendario dettagliato che includa tutte le tappe fondamentali e le scadenze, per una pianificazione logistica ottimale.

Questa tabella di marcia può comprendere fasi chiave quali:

Ogni tappa dovrà essere pianificata con cura per garantire una successione senza intoppi delle attività che precedono l'evento, lasciando tempo sufficiente per eventuali aggiustamenti. 

Un piano completo e dettagliato costituisce la base per la realizzazione di un evento di successo.

Dovrebbe definire chiaramente l'ambito di esecuzione, delineando lo scopo della manifestazione, il pubblico a cui è destinata, il format e gli obiettivi chiave. Deve includere date importanti, tappe fondamentali, scadenze e un calendario ben strutturato per la pianificazione pre‑evento, la logistica durante il suo svolgimento e le attività di follow-up successive.

Inoltre, la sezione dedicata alle attività dovrebbe descrivere in dettaglio il programma delle varie giornate, gli interventi o le presentazioni, l'intrattenimento, le opportunità di networking e qualsiasi altro appuntamento correlato, come workshop o mostre.

Quando si pianifica un evento per la propria organizzazione, è necessario mettere insieme un team di esperti. Tra i ruoli chiave a cui si può ricorrere vi sono:

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Gli eventi di grandi dimensioni possono richiedere permessi o licenze per conformarsi alle normative locali. Questi regolamenti possono variare in modo significativo a seconda del luogo e della natura della manifestazione.

Contattare tempestivamente le autorità locali ti permetterà di orientarti meglio tra i requisiti specifici che si applicano al tuo evento.

Inoltre, durante la fase di pianificazione, prevedi un tempo sufficiente per ottenere tali permessi, poiché alcune autorizzazioni potrebbero richiedere diverse settimane o addirittura mesi.

Nonostante i migliori sforzi di pianificazione, a volte gli eventi non vanno come previsto. Un relatore potrebbe incorrere in un'intossicazione alimentare, oppure la pioggia potrebbe rovinare una manifestazione all'aperto. Un piano di emergenza ben studiato garantisce comunque la buona riuscita dell'evento.

Ad esempio, per essere coperti in caso di disdette da parte dei fornitori, è utile individuare e valutare in anticipo opzioni alternative. Inoltre, se l'evento si svolge all'aperto, è necessario trovare una location di riserva adatta in caso di maltempo.

Queste misure proattive possono ridurre significativamente lo stress e garantire un'esperienza indimenticabile sia per te che per il tuo pubblico. 

Quando scegli la sede per il tuo evento, tieni conto degli obiettivi che si propone e del pubblico a cui è destinato.

Ad esempio, una conferenza aziendale potrebbe richiedere un ambiente professionale con funzionalità audiovisive avanzate, mentre per una raccolta fondi locale potrebbe essere più indicata una location dall'atmosfera informale e familiare.

Valuta ogni opzione secondo criteri specifici, quali capienza, posizione, servizi e accessibilità. Determinare il tono, lo scopo e i risultati attesi del tuo evento ti aiuterà a restringere le opzioni relative alla location che meglio supportano i tuoi obiettivi.

Probabilmente ti affiderai a fornitori esterni per gestire il catering, le attrezzature audiovisive e l'allestimento.

Per semplificare il coordinamento e gestire la logistica in modo efficiente, utilizza un modulo di registrazione dei fornitori per raccogliere le informazioni più importanti (come recapiti, servizi forniti, assicurazioni e permessi).

Inoltre, l'impiego di un modulo di pagamento fornitori aiuta a monitorare le spese, gestire i budget e garantire pagamenti puntuali. Questi strumenti amministrativi aiutano a ridurre la confusione, a migliorare la comunicazione e a garantire il corretto funzionamento delle operazioni di back-end.

L'impiego di moduli di registrazione online è uno dei modi più efficaci per semplificare il processo e gestire le informazioni degli ospiti in tempo reale.

I moduli online semplificano la raccolta dei dati essenziali dei partecipanti, come informazioni di contatto, preferenze alimentari e sessioni selezionate, facilitando una pianificazione e una logistica accurate.

È impossibile prevedere tutto; anche se hai molta esperienza, è sempre utile raccogliere feedback durante la pianificazione di un evento.

Un sondaggio per l'organizzazione di eventi può aiutarti a comprendere le aspettative e le esigenze dei partecipanti. Ad esempio, potresti valutare i requisiti di accessibilità e le restrizioni alimentari.

Integrare le indagini nelle attività pre‑evento è una buona pratica per gli organizzatori.

Sebbene non sia l'aspetto più entusiasmante, la definizione del budget di un evento è fondamentale per garantirne il successo complessivo. Le voci di bilancio devono prevedere:

Per tenere sotto controllo i costi, è necessario dare priorità alle spese essenziali e individuare le aree in cui è possibile risparmiare. Fare una stima delle spese ti permetterà di controllare meglio il tuo budget. È importante affrontare le spese essenziali prima di passare a quelle extra. 

Per gestire al meglio gli aspetti finanziari dell'evento, è consigliabile utilizzare un software specifico per il monitoraggio e il controllo accurato delle spese.

La tracciatura rigorosa dei costi favorisce la trasparenza, che a sua volta rafforza la fiducia degli sponsor e delle parti interessate, consentendo inoltre di individuare potenziali opportunità di risparmio.

Inoltre, l'analisi delle spese sostenute in passato può aiutare a migliorare la pianificazione del budget per gli eventi futuri.

Nel caso di grandi eventi, gli sponsor e i partner possono compensare i costi. Spesso i nomi degli sponsor contribuiscono ad accrescere il valore dell'evento e a rafforzare la notorietà del brand rappresentato. È comunque necessario definire in che modo l'evento potrà generare entrate aggiuntive. 

Dopo aver selezionato la location, dovrai occuparti dell'allestimento e della progettazione dello spazio. Ciò comporta l'ottimizzazione dell'ambiente per facilitare il passaggio dei partecipanti, una disposizione efficace dei posti a sedere e aree per le attività chiaramente definite. 

A tale scopo, gli organizzatori dovranno occuparsi dei seguenti punti: 

Alla fine, l'obiettivo è creare un'atmosfera accogliente dove gli ospiti si sentano a proprio agio, possano muoversi comodamente e partecipare a tutte le attività dell'evento.

La tecnologia utilizzata per l'evento dipenderà dal suo format.

Per eventi in presenza o ibridi, potrebbero essere necessarie attrezzature audiovisive, la connettività Wi-Fi, un palco e sistemi di illuminazione. Gli eventi virtuali, tra gli altri aspetti tecnici, richiedono una connessione Internet affidabile.

È consigliabile affidarsi a una ditta specializzata che fornisca le attrezzature necessarie e gestisca l'intero allestimento tecnico dell'evento.

Assicurati di disporre di servizi in loco per gli eventi di persona, tra cui un banco di registrazione o check-in e segnaletica per accogliere e guidare gli ospiti al loro arrivo.

Inoltre, preparati ad accogliere in modo adeguato ospiti con disabilità o altre esigenze di accessibilità. Questo può comportare la predisposizione di rampe per sedie a rotelle e aree con posti a sedere riservati.

La sicurezza di partecipanti e fornitori dovrebbe essere la tua priorità assoluta. Assicurati che vengano definiti protocolli di emergenza, che siano disponibili forniture di pronto soccorso e che sia in atto un piano di controllo della folla. Inoltre, prendi in considerazione l'idea di ingaggiare un servizio di sicurezza privato per l'evento, al fine di garantire maggiore protezione.

Vuoi che il tuo evento sia un successo? Devi stimolare la partecipazione e il coinvolgimento mediante una strategia di marketing mirata.

Ecco alcuni strumenti da prendere in considerazione per promuovere il tuo prossimo evento.

Non c'è niente di peggio che pianificare un intero evento per poi rendersi conto di aver perso importanti opportunità per promuoverlo. Una tabella di marcia per la promozione dovrebbe includere dei teaser pre‑lancio che suscitino l'interesse del pubblico, annunci ufficiali e promemoria finali. In questo modo riuscirai a rispettare i tempi delle comunicazioni e stimolare il coinvolgimento in modo efficace. 

Crea pagine accattivanti per promuovere il tuo evento. Puoi anche includere dei video promozionali da pubblicare in queste pagine e sui social media. Affidati a esperti di grafica per la realizzazione di immagini personalizzate da condividere online per appassionare i partecipanti. La scelta di immagini interessanti e invitanti è fondamentale per sensibilizzare il pubblico e creare entusiasmo intorno al tuo prossimo evento. 

Per garantire percentuali di conversione elevate e una prima impressione positiva, utilizza moduli di registrazione intuitivi e che riducano al minimo le difficoltà durante la fase di registrazione. 

SurveyMonkey semplifica la creazione di moduli di registrazione online per acquisire le informazioni fondamentali sui partecipanti. I moduli possono essere condivisi rapidamente via email, SMS o incorporati direttamente nel sito web dell'evento per una maggiore visibilità. Questi moduli sono anche ottimizzati per i dispositivi mobili, consentendo agli utenti di registrarsi comodamente da smartphone o tablet.

Semplificando l'accesso e offrendo opzioni di condivisione flessibili, puoi aumentare il numero di registrazioni e ottimizzare la gestione dei partecipanti.

Addetti al coordinamento della giornata supervisionano l'allestimento e gestiscono le registrazioni e lo svolgimento dell'evento. Si tratta di professionisti che guidano il team, assegnando risorse alle aree chiave per garantire il buon funzionamento delle operazioni. Questo tipo di attività può essere stressante, ma diventa più semplice se l'evento è ben pianificato. Collabora con persone di fiducia per delegare i compiti e assicurare il successo della manifestazione. 

Collabora con un team di assistenza tecnica il giorno dell'evento per garantire il corretto funzionamento delle apparecchiature audiovisive, del Wi-Fi e della tecnologia di presentazione. L'attrezzatura di backup deve essere tenuta sempre a portata di mano, nel caso in cui qualcosa smetta di funzionare. Meglio prevenire che curare. 

È consigliabile incaricare un team di gestire le operazioni di check-in e di assistere gli ospiti quando prendono posto. Prevedi l'installazione di una segnaletica chiara che indichi i diversi spazi della sede. Inoltre, potresti affidare a una persona l'incarico di raccogliere le prime impressioni degli ospiti sull'evento. 

Potrebbe essere necessario intervenire per apportare modifiche dell'ultimo minuto. Per affrontare al meglio eventuali problemi contingenti, come cambiamenti di programma o condizioni meteorologiche avverse, è importante mantenere la calma. Spesso capita di dover affrontare situazioni inaspettate che richiedono prontezza di spirito. 

La gestione di un evento non termina una volta che l'ultimo fornitore se ne va. Le attività post‑evento sono importanti per pianificare quello successivo. Al termine della manifestazione, si dovrebbero condurre sondaggi per misurare il grado di soddisfazione dei partecipanti e raccogliere informazioni su cosa hanno gradito. Poni domande sulla qualità dei contenuti promozionali, sulla location e sull'esperienza complessiva per capire cosa potrebbe essere migliorato in futuro. 

Puoi usare questo modello per il feedback sugli eventi per raccogliere dati sul coinvolgimento del pubblico e capire cosa migliorare.  

Altra cosa importante è monitorare le metriche chiave dei tuoi eventi, come la partecipazione, il coinvolgimento e le conversioni dei lead. Questi parametri ti aiuteranno a perfezionare il tuo approccio per realizzare in futuro eventi ancora più riusciti. L'analisi dei dati e la generazione di report consentono ai team di valutare il successo di una manifestazione e pianificare al meglio quelle future. 

Dopo l'evento, condividi i momenti salienti sui social media, pubblicando foto e registrazioni video. Dovresti anche fornire il link alle foto professionali scattate durante l'evento affinché gli ospiti possano scaricarle. Invia infine email di follow-up agli ospiti con i punti salienti o le risorse dell'evento e un link alla galleria fotografica.   

Organizzare una riunione con il team dopo la conclusione dell'evento ti permetterà di valutare cosa ha funzionato e cosa no, per apportare miglioramenti mirati. Puoi anche distribuire un questionario al personale coinvolto nell'evento e ai fornitori con cui hai collaborato per raccogliere le loro opinioni, anch'esse utili per apportare miglioramenti dietro le quinte. 

Chi organizza eventi dovrebbe sempre privilegiare l'esperienza dei partecipanti. A tal fine, si dovrebbero offrire agli ospiti informazioni chiare, spazi confortevoli e attività coinvolgenti. Il feedback dei partecipanti può contribuire a migliorare di volta in volta la qualità degli eventi. 

Utilizza un software per la gestione degli eventi per semplificare la procedura di registrazione e la raccolta dei dati. Grazie a questa tecnologia, sarà più facile raccogliere le informazioni degli ospiti per poi analizzarle in un secondo momento. Le tecnologie odierne rendono la raccolta dei dati più semplice che mai. 

Chi si occupa di eventi deve tenere informati il personale, i fornitori e i partecipanti in tutte le fasi del processo. Per creare aspettativa intorno all'evento, occorre aggiornare i propri collaboratori sui progressi compiuti e condividere gli sviluppi sui social media. 

È consigliabile prevedere piani di emergenza e risorse supplementari, soprattutto per eventi di grandi dimensioni. Quando si organizza una manifestazione, i problemi imprevisti sono sempre in agguato. Meglio prepararsi per tempo. 

Una volta raccolti i feedback degli ospiti, analizzali per ricavarne informazioni utili e migliorare i tuoi eventi futuri. Con SurveyMonkey, è possibile effettuare analisi senza essere degli analisti professionisti. 

Puoi creare nuvole di parole per le risposte aperte e identificare facilmente le tendenze. Oppure, utilizzare l'analisi dello stato d'animo basata sull'intelligenza artificiale per classificare automaticamente le risposte in base a determinati parametri. 

Magari scoprirai, grazie alle nuvole di parole, che l'opinione prevalente sul servizio di catering è "da cinque stelle". In tal caso, potresti già prenotarlo per gli eventi futuri. O forse i partecipanti avrebbero preferito un maggiore utilizzo della tecnologia. In questo caso, potresti decidere di potenziare il tuo team di tecnici per supportare esperienze digitali più avanzate.

Gli strumenti di analisi aiutano a trasformare i dati raccolti in spunti utili per la gestione degli eventi futuri.

Dalla pianificazione preliminare alla valutazione successiva all'evento, una gestione accurata ed efficiente è fondamentale per garantire il successo di ogni evento. È necessario organizzarsi in anticipo per sfruttare al meglio il budget a disposizione e assicurare un'esperienza piacevole ai partecipanti. Chi si occupa di eventi dovrebbe concentrarsi sul miglioramento continuo, facendo tesoro di ogni esperienza. 

Distribuire indagini di feedback post‑evento è fondamentale per capire cosa deve essere migliorato. Con SurveyMonkey, puoi creare semplici moduli di registrazione per organizzare al meglio i tuoi eventi. Puoi anche inviare rapidamente questionari di feedback per raccogliere dati sui partecipanti.  

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