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Ottieni il massimo dal software di gestione dei progetti con indagini e quiz

Qualunque sia il tuo ruolo in un progetto, è molto probabile che userai un software di gestione dei progetti.

L'abilità del tuo team di usare tale software con efficacia è essenziale ai fini dell'ottimizzazione del processo di gestione. Ma come puoi garantire che ciò accada e come puoi apportare eventuali miglioramenti?

Puoi avvalerti di indagini e quiz.

Prima di parlare dell'importanza di quiz e indagini, è bene chiarire che cos'è un software di gestione dei progetti e come viene utilizzato normalmente dai dipendenti di un'organizzazione.

Il software di gestione dei progetti permette ai dipendenti di organizzare, pianificare ed eseguire singoli progetti. Ciò include definire le consegne e le tempistiche, assegnare i compiti ai diversi incaricati e garantire una buona collaborazione e comunicazione tra le parti interessate.

I casi d'uso di un software di gestione dei progetti variano in base al dipendente e al livello lavorativo. Generalmente:

  • I dipendenti in ruoli di leadership hanno una visione più ampia dei progetti

Ad esempio, creano e analizzano report sui tipi di progetti da eseguire, da cui possono osservare chi sta lavorando a quale compito e quanto strettamente ciascun progetto è correlato agli obiettivi dell'azienda.

  • I dipendenti in ruoli non di leadership sono principalmente coinvolti nelle fasi operative dei progetti

Per impiegare tempo e risorse con le giuste priorità, questi collaboratori in genere si preoccupano di conoscere le tempistiche del progetto, di sapere quali sono le fasi successive e di individuare i progetti sui quali concentrarsi in un dato momento.

  • Dipendenti con responsabilità di gestione dell'uso generale del software da parte del team

Questi dipendenti normalmente ricoprono posizioni operative le cui responsabilità includono verificare che i progetti siano gestiti correttamente ed eseguiti in tempo e che i dipendenti siano addestrati all'uso del software in modo tempestivo e pertinente.

Poiché la gestione dei progetti è una necessità per innumerevoli aziende e i loro dipendenti, il mercato mette a disposizione una miriade di piattaforme software di gestione dei progetti. Alcune di queste sono Trello, Jira, Basecamp e Microsoft Project.

Quindi, come usano i tuoi dipendenti il software di gestione dei progetti?

Per scoprirlo, basta chiederglielo con un'indagine. Ecco alcune domande da porre a tal fine:

  • Perché usi il nostro software di gestione dei progetti?
  • Approssimativamente, con quale frequenza usi il nostro software di gestione dei progetti?

Le risposte a queste domande rivelano come i dipendenti mettono a frutto il software e i vantaggi che ne traggono, ma evidenziano anche se il software viene sottoutilizzato, magari perché alcuni impieghi sono ritenuti meno utili o perché i dipendenti si sentono meno a proprio agio a usarlo in quelle modalità.

Un'indagine può anche aiutare a scoprire come impiegare il software di gestione dei progetti per fornire maggiore valore al team. I dipendenti possono non osarsi di offrire opinioni di persona, ma i sondaggi anonimi consentono loro di dare opinioni precise e schiette.

Ecco alcune domande da prendere in considerazione per una tale indagine:

  • In quali delle seguenti aree ritieni che il nostro software di gestione dei progetti debba migliorare?
  • In quali modi vorresti usare il nostro software di gestione dei progetti, ma attualmente non sono disponibili?
  • In quali delle seguenti aree vorresti eventualmente ricevere formazione al fine di usare meglio il nostro software di gestione dei progetti?

Infine, assicurati di includere almeno una risposta aperta, che ti permetterà di ricevere risposte anche sorprendenti e senz'altro utili a prendere decisioni migliori.

I quiz possono aiutare a comprendere il livello di conoscenza del software da parte dei dipendenti e a identificare le aree per le quali è necessaria formazione ulteriore.

Come primo passo per l'implementazione dei quiz, segmenta i tuoi dipendenti in base al rispettivo ruolo, poi sviluppa una serie di domande di progressiva difficoltà in base a ciascun ruolo.

Ad esempio, ipotizziamo che uno dei segmenti comprenda dipendenti in ruoli non manageriali che usano il software per gestire i progetti. Questi dipendenti devono avere dimestichezza con compiti come:

  • Creare un ticket (facile)
  • Generare un report (moderato)
  • Sviluppare una dashboard personalizzata (difficile)

Nel progettare il quiz e analizzare i risultati, tieni a mente questi suggerimenti:

  • Assegna un valore ponderato maggiore alle domande riguardanti argomenti essenziali o a quelle più complesse rispetto alle altre. In tal modo, i punteggi finali indicheranno meglio il livello di esperienza dei dipendenti nell'uso del software.
  • Se un rispondente dà una risposta errata, puoi fornire un feedback personalizzato che non si limita a evidenziare la risposta esatta ma spiega anche il perché. Questo offre ai dipendenti un'opportunità per imparare e migliorarsi.

3) Identifica le domande con il maggior numero di risposte errate, poi osserva quali erano le risposte errate scelte più di frequente. Le riflessioni che scaturiscono da questa analisi ti aiuteranno a formulare l'addestramento da fornire al team.

Se cerchi un modo facile per somministrare un quiz ai tuoi dipendenti o pensi di poter implementare alcuni dei suggerimenti indicati sopra, prova il nostro strumento di quiz online. →

Il tuo software di gestione dei progetti è fondamentale affinché la tua organizzazione raggiunga i suoi obiettivi. Per sfruttarlo al meglio, dedica del tempo a identificare come è usato, quali sono le aree di valore inferiore e come i dipendenti possono trarre il massimo vantaggio da iniziative di formazione. I quiz e le indagini ti daranno i dati dettagliati necessari per agire nel modo più opportuno.

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