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Registrazione agli eventi più semplice con SurveyMonkey

La registrazione è tra le fasi più importanti di ogni evento: rendila semplice e veloce con le soluzioni SurveyMonkey.

Un'esperienza di registrazione positiva è fondamentale per il successo di un evento. Il modulo di iscrizione rappresenta infatti la prima occasione di contatto con i potenziali partecipanti. Una procedura di registrazione ben progettata può aiutarti a coinvolgere un maggior numero di persone, a incrementare l'affluenza e a gettare le basi per un evento ben riuscito.  

Vediamo come impostare la registrazione online per avviare nel miglior modo il tuo prossimo evento. SurveyMonkey offre tutti gli strumenti necessari per semplificare al massimo la procedura.

Hai investito tempo e impegno per organizzare un evento di alto livello. Hai condotto delle indagini sugli eventi per scoprire cosa è importante per i potenziali partecipanti. Ora, stando alla tua lista di controllo per la pianificazione dell'evento, è il momento di aprire le iscrizioni, visto che mancano 12 settimane alla data di inizio.

La registrazione agli eventi evita di organizzare un evento per 100 persone e di vederne arrivare 500. Gli eventi aperti al pubblico funzionano per appuntamenti locali o a carattere informale, ma la maggior parte dei casi, come le conferenze o gli eventi aziendali, richiedono un'attenta pianificazione, in particolare per quanto riguarda la ristorazione, i gadget e lo spazio fisico. Per una programmazione efficace, è necessario conoscere il numero di partecipanti previsto.

La fase di registrazione offre anche l'opportunità di raccogliere le informazioni di contatto dei partecipanti, la loro professione e altre informazioni utili per pianificare l'evento e per le attività successive.

L'utilizzo di strumenti di registrazione online per gli eventi presenta molti vantaggi. Il primo e più importante è quello di sapere quante persone parteciperanno. Senza questa informazione, si rischia di superare i limiti di capienza dello spazio, di trovarsi impreparati con il buffet o i posti a sedere e di scontentare i partecipanti.

Utilizzando uno strumento di registrazione online, è inoltre possibile offrire una serie di opzioni di acquisto dei biglietti con diversi vantaggi associati a ciascun livello. 

La registrazione online garantisce la sicurezza dei partecipanti. Se l'evento è a pagamento, i clienti possono acquistare i biglietti online in modo sicuro, riceverli via email e visualizzare la conferma della loro iscrizione. Con SurveyMonkey, puoi accettare pagamenti mediante l'integrazione Stripe. Anche la consapevolezza che le informazioni di contatto saranno mantenute al sicuro è un punto importante per i partecipanti. Inizia a creare subito il tuo modulo di registrazione online.

Ecco i passaggi necessari per garantire ai partecipanti all'evento un'esperienza di registrazione semplice e senza problemi.

L'hub dell'evento è un microsito creato esclusivamente per promuovere il tuo evento. Si tratta di un sito web con il logo e lo stile del tuo brand che dovrebbe includere contenuti rivolti al pubblico di riferimento della manifestazione.

Non dovrebbero mancare la storia del tuo marchio, con dettagli che lo colleghino all'evento, il tuo logo e altre immagini che si connettono allo scopo, agli argomenti e ai relatori dell'evento.

Componenti chiave dell'hub dell'evento

  • Programma dell'evento: programmazione generale e sessioni di approfondimento. Questo elemento è particolarmente importante se i partecipanti devono scegliere tra varie sessioni che si tengono alla stessa ora.
  • FAQ: risparmia tempo offrendo subito le risposte alle domande più frequenti.
  • Presentazioni dei relatori: chi parlerà, cosa presenterà, perché sarà presente e quali sono le sue qualifiche.
  • Informazioni sugli stand: saranno presenti espositori o sponsor? Se sì, metti in risalto le relative informazioni.
  • Informazioni sul catering: spiega se è previsto un servizio di ristorazione e se esistono opzioni per regimi dietetici particolari.
  • Pagina web per la registrazione: informazioni sull'iscrizione all'evento oltre al modulo di registrazione incorporato o un link allo strumento di registrazione.
  • Informazioni sulla sicurezza: indica se sono in vigore protocolli di sicurezza relativi a COVID-19 o altri rischi per la salute.
  • Politiche di rimborso e di privacy: indica chiaramente i criteri e le tempistiche di rimborso e illustra la tua politica sulla privacy dei dati.

Nonostante sia possibile inserire le informazioni sull'evento direttamente nel sito web principale, il microsito dovrebbe essere creato utilizzando l'ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO) al fine di raggiungere un pubblico più ampio e mirato. Assicurati di collegare la pagina di destinazione del microsito al tuo sito web principale.

Il modulo di registrazione online raccoglierà le informazioni necessarie e i dati di pagamento (se pertinenti) dei partecipanti. La quantità di dati da raccogliere dipenderà dal tipo di manifestazione, da chi sono i partecipanti target e dal tipo di esperienza che l'evento offre.

I moduli di registrazione online sono strumenti per la raccolta delle informazioni essenziali dei partecipanti a un evento. Tutti i comunicati promozionali relativi all'evento devono rimandare a una pagina di destinazione del tuo microsito dove è presente il modulo. Per aumentare le probabilità che il tuo evento venga visualizzato in ricerche pertinenti, ottimizza la pagina di destinazione per i motori di ricerca.

Prima della possibilità di registrarsi online, si utilizzava la posta massiva per inviare informazioni e moduli ai potenziali partecipanti. Questo spesso richiedeva l'acquisto di liste di destinatari appartenenti al mercato di riferimento, la stampa di volantini accattivanti e il pagamento delle spese postali, per non parlare del tempo necessario per organizzare i moduli di registrazione ricevuti.

L'impiego della registrazione online presenta diversi vantaggi.

  • Accessibilità: grazie all'iscrizione online, è possibile raggiungere un numero maggiore di persone che potrebbero trarre beneficio dal tuo evento. SurveyMonkey Audience è uno strumento particolarmente utile per trovare persone che fanno parte del tuo mercato di riferimento.
  • Risparmio di tempo: la registrazione online riduce i tempi di attesa tra la preparazione dei moduli, l'invio e la ricezione delle risposte. Permette inoltre di raccogliere i dati in modo efficiente, riducendo le tempistiche di raccolta e smistamento delle registrazioni. Per risparmiare ancora più tempo è possibile utilizzare un modello di registrazione online predefinito.
  • Riduzione dei costi: la registrazione online è più economica in quanto elimina i costi di stampa, affrancatura e manodopera per la registrazione manuale dei dati di iscrizione.
  • Migliore gestione degli eventi: i processi automatizzati riducono gli errori umani, migliorano le comunicazioni, consentono di raccogliere pagamenti in modo sicuro e permettono di gestire i dati da un unico punto.
  • Dati di analisi: creando il modulo con SurveyMonkey, avrai accesso a un dashboard personalizzabile con i dati raccolti dai partecipanti.

Una volta che il modulo di iscrizione è pronto, è il momento di promuovere l'evento. Oggi, la soluzione migliore è utilizzare i social media. Gli eventi professionali dovrebbero essere pubblicati su LinkedIn, con hashtag creati appositamente per l'evento (includendo le tematiche che i professionisti potrebbero seguire o ricercare). Se invece l'evento è destinato ai consumatori o agli influencer, è bene promuoverlo su Instagram, Facebook o TikTok

La scelta della piattaforma dipende dal target demografico a cui ti vuoi rivolgere. Se hai tempo, puoi sempre pubblicizzare o postare il tuo evento su tutte le piattaforme social. 

Gli eventi locali potrebbero inoltre beneficiare della pubblicità di radio, televisione e giornali.

Linee guida per la promozione di eventi sui social network

  • Dai risalto a relatori, performer o ospiti speciali
  • Usa gli hashtag in modo che i tuoi contenuti possano essere trovati dal pubblico giusto
  • Includi immagini che attirano l'attenzione
  • Includi un link al tuo microsito, in particolare alla pagina del modulo di registrazione all'evento
  • Posta con frequenza, a partire dall'apertura delle iscrizioni
  • Crea urgenza con un timer del conto alla rovescia o con il numero di biglietti rimanenti man mano che si avvicina la data dell'evento
  • Oltre ai normali post, utilizza gli annunci sui social per raggiungere più persone

Assicurati che gli utenti proseguano senza esitazioni verso il pulsante di invio adottando queste migliori prassi per semplificare la procedura di registrazione agli eventi.

  1. Rendi il modulo di registrazione compatibile con i dispositivi mobili. Ad esempio, il 15% degli adulti americani usa lo smartphone e non il computer come principale strumento di navigazione in Internet. Il tuo modulo dovrà essere facile da usare e da visualizzare su dispositivi di qualsiasi dimensione. 
  2. Inizia con domande semplici per incentivare la registrazione. Dati demografici, denominazione dell'azienda, informazioni di contatto e altre domande a cui si può rispondere rapidamente tendono a coinvolgere i potenziali partecipanti nel processo di compilazione. Tieni le domande aperte o più complesse (se ne hai) per un secondo momento, quando ormai saranno già a buon punto e tenderanno a completare il modulo.
  3. Attieniti all'essenziale. Domande ripetitive scoraggiano gli utenti dall'andare avanti. Leggilo, rileggilo e chiedi anche l'opinione di altri prima di rendere operativo il modulo.
  4. Usa un linguaggio chiaro. Il modulo ha un unico scopo: raccogliere informazioni. Usa frasi facili da capire, senza vocaboli complicati, espressioni gergali superflue o battute di spirito. 
  5. Mostra lo stato di avanzamento. Indica agli utenti quanto manca al completamento del modulo. Che si tratti di numeri di pagina (ad esempio, pagina 2 di 4) o di una barra di avanzamento, è importante che gli utenti sappiano quanto resta ancora da compilare.
  6. Sii breve. Chiedi solo le informazioni necessarie. Potrai ottenere ulteriori informazioni con un sondaggio preliminare all'evento. L'obiettivo è portare l'utente alla compilazione e all'invio del modulo nel modo più efficiente possibile.
  7. Concludi con un invito all'azione (CTA). "Registrati ora", "Richiedi il tuo biglietto" o "Iscriviti" sono tutte ottime idee di CTA da utilizzare per un pulsante di invio del modulo.
  8. Testa il modulo. Chiedi ai membri del team di effettuare la registrazione per assicurarti che il modulo funzioni correttamente e che raccolga tutte le informazioni necessarie.
  9. Resta in contatto. Invia email o SMS con nuove informazioni sull'evento e promemoria per la giornata della manifestazione.
  10. Promuovi l'evento. I social media saranno probabilmente la tua principale forma di promozione, ma non trascurare il valore della pubblicità radiofonica o televisiva per gli eventi locali.

Usa SurveyMonkey per creare moduli di registrazione online invitanti e facili da usare. Registrati oggi stesso per utilizzare un software che semplificherà le procedure di iscrizione agli eventi e ti aiuterà a gestire i dati dei partecipanti. Scegli il piano più adatto alle tue esigenze!