La registrazione è tra le fasi più importanti di ogni evento: rendila semplice e veloce con le soluzioni SurveyMonkey.
Un'esperienza di registrazione positiva è fondamentale per il successo di un evento. Il modulo di iscrizione rappresenta infatti la prima occasione di contatto con i potenziali partecipanti. Una procedura di registrazione ben progettata può aiutarti a coinvolgere un maggior numero di persone, a incrementare l'affluenza e a gettare le basi per un evento ben riuscito.
Vediamo come impostare la registrazione online per avviare nel miglior modo il tuo prossimo evento. SurveyMonkey offre tutti gli strumenti necessari per semplificare al massimo la procedura.
Hai investito tempo e impegno per organizzare un evento di alto livello. Hai condotto delle indagini sugli eventi per scoprire cosa è importante per i potenziali partecipanti. Ora, stando alla tua lista di controllo per la pianificazione dell'evento, è il momento di aprire le iscrizioni, visto che mancano 12 settimane alla data di inizio.
La registrazione agli eventi evita di organizzare un evento per 100 persone e di vederne arrivare 500. Gli eventi aperti al pubblico funzionano per appuntamenti locali o a carattere informale, ma la maggior parte dei casi, come le conferenze o gli eventi aziendali, richiedono un'attenta pianificazione, in particolare per quanto riguarda la ristorazione, i gadget e lo spazio fisico. Per una programmazione efficace, è necessario conoscere il numero di partecipanti previsto.
La fase di registrazione offre anche l'opportunità di raccogliere le informazioni di contatto dei partecipanti, la loro professione e altre informazioni utili per pianificare l'evento e per le attività successive.
L'utilizzo di strumenti di registrazione online per gli eventi presenta molti vantaggi. Il primo e più importante è quello di sapere quante persone parteciperanno. Senza questa informazione, si rischia di superare i limiti di capienza dello spazio, di trovarsi impreparati con il buffet o i posti a sedere e di scontentare i partecipanti.
Utilizzando uno strumento di registrazione online, è inoltre possibile offrire una serie di opzioni di acquisto dei biglietti con diversi vantaggi associati a ciascun livello.
La registrazione online garantisce la sicurezza dei partecipanti. Se l'evento è a pagamento, i clienti possono acquistare i biglietti online in modo sicuro, riceverli via email e visualizzare la conferma della loro iscrizione. Con SurveyMonkey, puoi accettare pagamenti mediante l'integrazione Stripe. Anche la consapevolezza che le informazioni di contatto saranno mantenute al sicuro è un punto importante per i partecipanti. Inizia a creare subito il tuo modulo di registrazione online.
Ecco i passaggi necessari per garantire ai partecipanti all'evento un'esperienza di registrazione semplice e senza problemi.
L'hub dell'evento è un microsito creato esclusivamente per promuovere il tuo evento. Si tratta di un sito web con il logo e lo stile del tuo brand che dovrebbe includere contenuti rivolti al pubblico di riferimento della manifestazione.
Non dovrebbero mancare la storia del tuo marchio, con dettagli che lo colleghino all'evento, il tuo logo e altre immagini che si connettono allo scopo, agli argomenti e ai relatori dell'evento.
Componenti chiave dell'hub dell'evento
Nonostante sia possibile inserire le informazioni sull'evento direttamente nel sito web principale, il microsito dovrebbe essere creato utilizzando l'ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO) al fine di raggiungere un pubblico più ampio e mirato. Assicurati di collegare la pagina di destinazione del microsito al tuo sito web principale.
Il modulo di registrazione online raccoglierà le informazioni necessarie e i dati di pagamento (se pertinenti) dei partecipanti. La quantità di dati da raccogliere dipenderà dal tipo di manifestazione, da chi sono i partecipanti target e dal tipo di esperienza che l'evento offre.
I moduli di registrazione online sono strumenti per la raccolta delle informazioni essenziali dei partecipanti a un evento. Tutti i comunicati promozionali relativi all'evento devono rimandare a una pagina di destinazione del tuo microsito dove è presente il modulo. Per aumentare le probabilità che il tuo evento venga visualizzato in ricerche pertinenti, ottimizza la pagina di destinazione per i motori di ricerca.
Prima della possibilità di registrarsi online, si utilizzava la posta massiva per inviare informazioni e moduli ai potenziali partecipanti. Questo spesso richiedeva l'acquisto di liste di destinatari appartenenti al mercato di riferimento, la stampa di volantini accattivanti e il pagamento delle spese postali, per non parlare del tempo necessario per organizzare i moduli di registrazione ricevuti.
L'impiego della registrazione online presenta diversi vantaggi.
Una volta che il modulo di iscrizione è pronto, è il momento di promuovere l'evento. Oggi, la soluzione migliore è utilizzare i social media. Gli eventi professionali dovrebbero essere pubblicati su LinkedIn, con hashtag creati appositamente per l'evento (includendo le tematiche che i professionisti potrebbero seguire o ricercare). Se invece l'evento è destinato ai consumatori o agli influencer, è bene promuoverlo su Instagram, Facebook o TikTok.
La scelta della piattaforma dipende dal target demografico a cui ti vuoi rivolgere. Se hai tempo, puoi sempre pubblicizzare o postare il tuo evento su tutte le piattaforme social.
Gli eventi locali potrebbero inoltre beneficiare della pubblicità di radio, televisione e giornali.
Linee guida per la promozione di eventi sui social network
Assicurati che gli utenti proseguano senza esitazioni verso il pulsante di invio adottando queste migliori prassi per semplificare la procedura di registrazione agli eventi.
Usa SurveyMonkey per creare moduli di registrazione online invitanti e facili da usare. Registrati oggi stesso per utilizzare un software che semplificherà le procedure di iscrizione agli eventi e ti aiuterà a gestire i dati dei partecipanti. Scegli il piano più adatto alle tue esigenze!