I protocolli consigliati per sicurezza e privacy: come proteggere i dati delle indagini

La privacy e la sicurezza dei dati oggi sono fondamentali. Le violazioni su vasta scala fanno costantemente notizia, mettendo a rischio le informazioni dei clienti e costando molto caro alle aziende, sia in termini economici per rimediare ai danni, sia in termini di reputazione.

Una vigilanza costante sulla sicurezza delle informazioni deve essere la priorità assoluta per tutti i membri dell'organizzazione. È fondamentale fare il possibile per evitare che gli hacker compromettano i dati dei clienti e dell'azienda, compresi quelli dei sondaggi, oltre a disporre di un piano di risposta rapida per limitare i danni nel caso in cui si verifichi una violazione.

Ogni tipo di dati può essere compromesso, quindi assicurarsi che i dati dei sondaggi siano ben protetti è essenziale per conservare la fiducia dei clienti e garantire che le informazioni raccolte siano accurate e non vulnerabili ad attacchi o divulgazioni.

La battaglia contro i pirati informatici non conosce tregua e, come amano ripetere gli esperti di sicurezza, gli hacker devono avere la meglio solo una volta, mentre i professionisti della sicurezza devono vincere la battaglia ogni giorno.

La sicurezza non è un'area in cui si desidera sperimentare o correre dei rischi. Esistono prassi consolidate in materia che vengono costantemente aggiornate e migliorate per scongiurare i rischi esistenti e anticipare le future minacce. Per quanto riguarda le indagini, occorre garantire la privacy e la sicurezza dei rispondenti e rispettare le normative vigenti, come l'HIPAA, il GDPR e il CCPA. 

Inoltre, è importante ricordare che la tutela della riservatezza dei dati non si limita a contrastare i malintenzionati. Un'azienda fortemente impegnata sul fronte della protezione delle informazioni personali rafforza la fiducia dei propri clienti. Se si conducono sondaggi, questa fiducia può tradursi in percentuali di risposta più elevate e nella condivisione da parte degli intervistati di informazioni più approfondite, in grado di fornire dati più realistici e fruibili.

Approfondimento: dai un'occhiata all'articolo su Raccolta dei dati e best practice in materia di tutela della privacy di SurveyMonkey.

Seguire procedure consolidate in materia di privacy può aiutare a garantire la sicurezza dei dati e ad assicurare a chi risponde ai sondaggi che le loro informazioni rimarranno riservate. In questo modo, non solo si tutela l'azienda e i rispondenti, ma aumentano anche le probabilità che i questionari vengano completati.

Non dimenticare di illustrare le tue pratiche in materia di privacy nell'introduzione all'indagine o nell'email di invito a partecipare. Puoi anche aggiungere un collegamento ipertestuale alla tua informativa sulla privacy. Utilizzando la logica di salto, potrai escludere i rispondenti che non accettano l'informativa o le politiche sulla privacy.

L'informativa sulla privacy dovrebbe indicare quanto segue:

Ad esempio, l'Informativa sulla privacy di SurveyMonkey descrive il modo in cui vengono gestiti i dati degli utenti. La policy è stata sviluppata con la consulenza di esperti per garantire la completezza, la trasparenza e l'implementazione delle migliori prassi. Computerworld ha esaminato le nostre procedure in materia di privacy e ci ha riconosciuto il merito di averle codificate "con chiare informative e garanzie online" e di avere adottato le stesse misure di sicurezza delle aziende Fortune 500.

Dai un'occhiata più da vicino a come SurveyMonkey gestisce i tuoi dati.

Includi un modulo per il consenso – Con un modulo per il consenso il partecipante dichiara per iscritto di aver compreso i termini di un evento o di un'attività che verrà svolta. Includendolo nell'indagine si tutela l'azienda chiarendo ai partecipanti come possono essere utilizzate le informazioni fornite.

Elimina i dati quando non sono più necessari – Accumulare dati obsoleti può creare problemi, aumentando il rischio che informazioni non più utilizzate possano essere compromesse. È buona norma stabilire linee guida chiare che disciplinino la durata di conservazione dei dati e la loro eliminazione.

Approfondimento: ottimizza i tuoi sforzi in materia di sicurezza consultando l'articolo Privacy per i creatori di indagini di SurveyMonkey.

Le informazioni sanitarie riservate dei tuoi clienti o pazienti sono private ed esistono leggi in vari Paesi pensate per garantire che rimangano tali.

L'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) del 1996 è una legge federale degli Stati Uniti che definisce gli standard per la protezione delle informazioni sanitarie sensibili dei pazienti dalla divulgazione senza il loro consenso o la loro conoscenza. Si applica negli Stati Uniti, ma anche a entità internazionali che collaborano con organizzazioni sanitarie statunitensi.

Chi opera nel settore sanitario deve rispettare le norme applicabili nel proprio Paese in materia di dati sanitari (come HIPAA per gli Stati Uniti) per non correre il rischio di subire verifiche o incorrere sanzioni, nonché di perdere la fiducia di clienti o pazienti. In sintesi, se si trattano informazioni sanitarie protette è necessario attenersi alle normative vigenti.

SurveyMonkey offre una serie di opzioni specifiche in ambito sanitario, da account conformi a HIPAA a modelli di indagine per il settore sanitario.

Il GDPR è una normativa che disciplina la protezione dei dati nell'Unione Europea. Tuttavia, in alcune circostanze le misure del GDPR devono essere adottate anche se l'azienda non ha sede in Europa.

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) riguarda la tutela dei dati e della privacy nell'Unione europea (UE) e nello Spazio economico europeo (SEE). Disciplina inoltre il trasferimento di informazioni personali al di fuori delle aree dell'UE e del SEE.

L'obiettivo principale del GDPR è garantire alle persone il controllo dei propri dati personali e di semplificare il contesto normativo per le attività internazionali, unificando la normativa. Si applica a qualsiasi impresa, indipendentemente dalla sua ubicazione e dalla cittadinanza o residenza dei soggetti interessati, che tratti le informazioni personali di individui all'interno dell'UE e del SEE.

Il regolamento è diventato un modello per molte leggi al di fuori dell'UE, tra cui il California Consumer Privacy Act (CCPA), introdotto nel giugno 2018.

Il California Consumer Privacy Act (CCPA) è una legge della California sulla privacy dei dati che regolamenta il modo in cui le aziende di tutto il mondo sono autorizzate a gestire le informazioni personali dei residenti in California.

Il CCPA è entrato in vigore il 1° gennaio 2020 ed è la prima legge di questo tipo negli Stati Uniti.

Se alcuni dei tuoi clienti o rispondenti risiedono in California, devi conoscere questo regolamento e assicurarti di rispettarlo.

Il CCPA si applica a qualsiasi attività commerciale nel mondo che venda ogni anno informazioni personali di più di 50.000 residenti in California, o che abbia un fatturato lordo annuo superiore a 25 milioni di dollari, o che tragga più del 50% del proprio fatturato annuo dalla vendita di informazioni personali di residenti in California.

Inoltre, se un'azienda condivide un marchio comune (come un nome, un marchio di servizio o un marchio di fabbrica) con un'altra azienda responsabile ai sensi del CCPA, anche tale azienda sarà soggetta all'osservanza del regolamento.

In base al CCPA, i residenti in California ("consumatori") hanno il diritto di opporsi alla vendita dei propri dati a terzi, nonché di richiedere la comunicazione dei dati precedentemente raccolti e la loro cancellazione.

Approfondimento: articolo su Sicurezza dei dati e conformità di SurveyMonkey.

Lo scopo di un sondaggio è ovviamente quello di raccogliere dati e informazioni utili sul pubblico di riferimento. Tuttavia, occorre vigilare sulla conformità alle normative e alle linee guida sulla privacy e sulla sicurezza dei dati, per evitare di risultare non conformi o di compromettere le informazioni personali dei partecipanti al sondaggio.

Quando si raccolgono dati, è necessario prestare attenzione a diversi aspetti chiave della sicurezza, tra cui ridurre al minimo la quantità di informazioni personali identificabili, crittografare i dati, garantire l'anonimato nei sondaggi e proteggere gli accessi. 

È buona norma ridurre al minimo la quantità di informazioni personali identificabili raccolte nelle indagini. In pratica, bisogna evitare di acquisire informazioni che potrebbero rivelare dati personali sensibili degli intervistati, come codici fiscali, numeri di telefono, indirizzi email o indirizzi fisici.

È importante assicurarsi che i dati non finiscano nelle mani di utenti non autorizzati. La crittografia è un sistema di difesa fondamentale per evitare che ciò accada.

Si tratta del processo mediante il quale i dati vengono codificati, in modo da tenerli nascosti o renderli indecifrabili agli utenti non autorizzati. Aiuta a proteggere le informazioni riservate e i dati sensibili e può migliorare la sicurezza delle comunicazioni tra le applicazioni client e i server. Se i dati vengono crittografati, anche se una persona non autorizzata riesce ad accedervi, non sarà in grado di leggerne il contenuto.

Nella crittografia viene utilizzato un algoritmo per tradurre (codificare) il testo normale o i dati leggibili in dati non leggibili o testo cifrato. Solo con la chiave di decrittazione corrispondente è possibile decodificare il testo cifrato e renderlo di nuovo leggibile.

L'anonimato delle risposte può contribuire a migliorare la privacy dei dati, in quanto non si acquisiscono informazioni personali che potrebbero essere compromesse. In questo modo si riducono anche i rischi per l'organizzazione.

Un altro grande vantaggio dei questionari anonimi è che tendono a garantire percentuali di risposta più elevate e una maggiore sincerità da parte degli intervistati. La promessa dell'anonimato elimina alcune delle barriere più comuni tra i partecipanti. Ad esempio, se il sondaggio è rivolto ai dipendenti, l'anonimato riduce il timore che le risposte possano portare a ripercussioni da parte delle risorse umane, permettendo ai rispondenti di essere più onesti e dettagliati nelle loro risposte.  

L'opzione del raccoglitore Risposte anonime di SurveyMonkey semplifica il processo, consentendoti di scegliere se tracciare e memorizzare le informazioni identificabili dei rispondenti nei risultati dell'indagine. SurveyMonkey registra gli indirizzi IP dei partecipanti nei registri di back-end e li elimina dopo 13 mesi.

La sicurezza dei dati abbraccia diversi aspetti delle procedure di protezione e salvaguardia delle informazioni, dalla gestione delle password alla creazione di accessi sicuri ai dati e ai risultati delle indagini, fino all'archiviazione e allo smaltimento efficace delle informazioni obsolete.

Per quanto riguarda le password, ormai dovrebbe essere assodato che è meglio non usare la parola "password" se si vogliono evitare problemi con gli hacker.

Tuttavia, uno studio sulle parole chiave più comuni usate nel 2020 ha rilevato che "password" è al quarto posto. Quella più utilizzata? 123456. Non ci siamo.

La sicurezza delle password è fondamentale per proteggere i dati dei sondaggi e gli utenti devono essere incoraggiati a usare parole chiave univoche e difficilmente prevedibili. Esistono strumenti di gestione delle password che possono facilitare la creazione di parole chiave uniche, senza che gli utenti debbano memorizzare liste di codici. Anche l'autenticazione a due fattori aggiunge un ulteriore livello di sicurezza per tenere lontani gli hacker.

Se usi SurveyMonkey, è importante scegliere e gestire la tua password con attenzione, perché è la chiave per accedere alle informazioni personali dei rispondenti. Ecco i nostri consigli:

È fondamentale garantire la sicurezza del sistema di archiviazione dei dati. La soluzione migliore è utilizzare un centro dati sicuro o avere una completa visibilità sugli accessi e la locazione fisica dell'archiviazione dei dati. 

Se si utilizza SurveyMonkey, tutte le informazioni sugli intervistati vengono archiviate in modo sicuro nei nostri centri dati accreditati SOC 2, che rispettano i migliori standard tecnici e di sicurezza. I dati raccolti vengono trasmessi tramite una connessione sicura HTTPS e i login degli utenti sono protetti mediante codifica TLS. I dati a riposo sono crittografati utilizzando algoritmi di cifratura e protezione standard del settore.

Naturalmente ci sono casi in cui è necessario condividere i dati delle indagini con i principali partner commerciali dell'organizzazione. Tuttavia, nel farlo, è necessario assicurarsi che la condivisione avvenga in modo sicuro, per evitare che si verifichino violazioni o che utenti non autorizzati possano visualizzare dati sensibili o informazioni personali dei rispondenti.

Fornire un accesso sicuro è essenziale per proteggere i dati delle indagini. Per cominciare, è fondamentale evitare di archiviare le informazioni in luoghi isolati come computer portatili, dispositivi mobili o personali, che sono più a rischio di furto e di compromissione. La condivisione delle credenziali di accesso può far finire i dati dei rispondenti nelle mani sbagliate. Ad esempio, se un collega con cui condividete l'account lascia l'azienda, potrà comunque accedere alle risposte dei sondaggi. Potrebbe anche rivelare le credenziali di accesso ad altri, aumentando le probabilità che qualcuno utilizzi le informazioni in modo irresponsabile. Per consentire ad altri di accedere alle indagini ed esaminare le risposte in modo produttivo e sicuro, prova uno di questi due approcci:

SSL (Secure Sockets Layer) è un protocollo che consente di stabilire collegamenti autenticati e crittografati tra computer collegati in rete per un ulteriore livello di sicurezza.

Se installato su un server web, SSL attiva un lucchetto e il protocollo https, consentendo connessioni sicure da un server web a un browser. In genere, si utilizza per proteggere le transazioni con carta di credito, il trasferimento di dati e i login. Tuttavia, negli ultimi tempi sta diventando la norma per garantire la sicurezza di navigazione sui siti dei social media.

Tieni alta la guardia!

Se vuoi sfruttare al meglio le indagini e conservare la fiducia e il coinvolgimento dei tuoi clienti, devi fare di privacy e sicurezza una priorità assoluta. SurveyMonkey può aiutarti a rafforzare la protezione delle informazioni con una serie di linee guida chiave su sicurezza e conformità.

Scopri di più su come SurveyMonkey protegge i dati delle indagini e su come anche tu puoi mantenerli al sicuro.