Informativa sulla privacy dei dati dei candidati e dei richiedenti di SurveyMonkey Global

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Informativa sulla privacy dei dati dei candidati e dei richiedenti di SurveyMonkey Global

DATA DI ENTRATA IN VIGORE: 27 novembre 2018

ULTIMO AGGIORNAMENTO: 15 luglio 2024

La presente Informativa sulla privacy dei dati dei candidati e dei richiedenti di SurveyMonkey Global ("Informativa") viene fornita per informare il candidato dei dati personali che SurveyMonkey¹ ("noi, ci, nostro") può detenere nei suoi confronti e sulle modalità di utilizzo di tali dati.

SurveyMonkey riconosce l'importanza fondamentale della privacy, della sicurezza e della protezione dei dati. In qualità di azienda che opera a livello globale e considera prioritari questi principi, ci impegniamo a trattare le informazioni personali degli utenti in modo responsabile, trasparente e in conformità con tutte le leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

Di seguito è riportato come utilizziamo i dati personali degli utenti. Potremmo fornire ulteriori informazioni al momento della raccolta delle informazioni personali se lo riterremo rilevante e opportuno.

Ambito

La presente Informativa si applica a tutte le persone che pensano di candidarsi o si sono candidate per lavorare con noi oppure perché il nostro team di selezionatori ha ottenuto i dati del candidato ed è interessato a riesaminarne le qualifiche. Riguarda tutte le informazioni personali raccolte, gestite, trasmesse, archiviate, conservate o altrimenti utilizzate (ovvero trattate) da noi.

Si applica anche a terzi di cui ci verranno fornite le informazioni, ad esempio referenze lavorative. In questo caso, la presente informativa dovrà essere condivisa con tali soggetti. La presente Informativa non si applica al trattamento dei dati raccolti sui visitatori del nostro sito web o sugli utenti dei nostri servizi. Quando un individuo interagisce con noi in tale ruolo, si applica l'Informativa sulla privacy di SurveyMonkey.

La presente Informativa non costituisce né crea alcuna offerta o contratto di lavoro né crea un rapporto contrattuale tra noi e il candidato.

Cosa si intende per dati personali?

Per "dati personali" si intende qualsiasi dato relativo a un individuo vivente che possa essere identificato direttamente o indirettamente insieme ad altre informazioni. Possiamo detenere alcune o tutte le categorie di dati personali indicate di seguito, in relazione al candidato. Raccogliamo tali informazioni direttamente dal candidato o (se del caso) da un'altra persona o entità, ad esempio un'agenzia di collocamento o una società di consulenza, un fornitore di servizi di controllo dei precedenti o altre fonti di riferimento (in conformità alle leggi e ai regolamenti nazionali).

Personali – Dati identificativi quali nome, indirizzo postale, identificativo online, indirizzo email
Classificazioni protette – come nazionalità
Informazioni professionali o relative all'impiego – tra cui curriculum vitae, lettera di presentazione e/o modulo di candidatura, precedenti esperienze lavorative, referenze da parte di precedenti datori di lavoro, documentazione relativa a selezioni e verifiche, dati sull'istruzione, trascrizioni professionali, certificazioni professionali, competenze speciali, competenze linguistiche, appartenenza a comitati o altri organismi
Registrazioni audio – ad esempio registrazioni di interviste/appunti di interviste
Sedi e accesso IT – comprese le informazioni necessarie per accedere alle sedi degli uffici e le informazioni sulla connessione alle nostre reti mentre si è in sede
Corrispondenza generale/riunioni – relative al processo di assunzione
Dati finanziari – paghe e contabilità, compreso il pagamento di qualsiasi spesa concordata applicabile associata al processo di assunzione, ad es. spese di viaggio (se esistenti)
Disabilità – qualsiasi accomodamento o adattamento richiesto ai fini del colloquio o della candidatura in relazione a qualsiasi disabilità
Altre informazioni che identificano direttamente o indirettamente il candidato – come lo stato del visto, il sesso, la data di nascita e le informazioni pubblicamente disponibili, come quelle accessibili tramite i profili dei social media
Informazioni personali sensibili – compresi i dati della patente di guida e la razza (solo per i candidati statunitensi).

Finalità e base del trattamento

Possiamo detenere, elaborare e divulgare i Dati personali forniti dal candidato per i seguenti scopi:

Dati personali	Fonte	Finalità	Base
Dati di contatto (tra cui nome, indirizzo, numero di telefono, email), e così via). Informazioni sulle qualifiche (ad es., curriculum vitae, informazioni relative a istruzione, esperienza lavorativa, informazioni su competenze, pubblicazioni o interventi, attestati professionali, appartenenza a enti o comitati e così via). Informazioni sulla domanda. Informazioni identificative (ad es., passaporto, data di nascita, stato del visto). Altri dati forniti dal candidato.	Candidato Fonti pubblicamente disponibili, come i siti web in cui il candidato ha divulgato pubblicamente tali informazioni. Terze parti, come società di approvvigionamento o agenzie di referenze o di controllo dei precedenti personali.	Fornire al candidato l'accesso all'edificio e alla strumentazione IT. Assunzione/nomina di personale, compresa l'elaborazione e il monitoraggio delle candidature, valutazione della domanda di lavoro. Paghe e contabilità, compreso il pagamento di qualsiasi spesa concordata applicabile associata al processo di assunzione, ad esempio spese di viaggio (se presenti). Assunzione per uno specifico annuncio di lavoro, nonché per le posizioni che potrebbero rendersi disponibili in futuro, previa autorizzazione del candidato. Analisi interna delle informazioni sui candidati per conoscere chi vorrebbe lavorare con noi, per migliorare il nostro processo di assunzione, per la creazione di rapporti etici e di conformità e per gestire la sicurezza nostra e dei nostri dipendenti. Utilizzo occasionale delle informazioni sui candidati per scopi legali, ad esempio in relazione a eventuali contestazioni delle decisioni di assunzione.	Il trattamento dei dati del candidato è necessario per il nostro legittimo interesse commerciale a elaborare le candidature presentate dal candidato, o per conto suo, e per aiutarci a decidere se assumerlo o meno.
Dati relativi a sesso, razza, orientamento sessuale, stato civile e così via.	Dal candidato	Monitoraggio e promozione delle pari opportunità, compresa la revisione delle assunzioni e della ripartizione per genere. Rapporti etici e di conformità.	Questo trattamento dei dati del candidato è necessario per il nostro legittimo interesse commerciale nella gestione della nostra attività, compresi gli scopi legali, di gestione del personale, amministrativi e di gestione e per la prevenzione e l'individuazione di reati, a condizione che il nostro interesse non venga prevaricato dall'interesse del candidato.
Dati raccolti in relazione ai colloqui e alle selezioni telefoniche (comprese le informazioni relative al processo di candidatura e ai risultati di eventuali controlli, se applicabili).	Candidato Fonti pubblicamente disponibili, come i siti web in cui il candidato ha divulgato pubblicamente tali informazioni. Terze parti, come agenzie di referenze o di controllo dei precedenti personali.	Reclutamento/nomina di personale. Gestione della salute e della sicurezza presso la nostra sede. Esercizio del nostro diritto di difenderci, replicare o intraprendere un'azione legale. Contatto di precedenti datori di lavoro per ottenere le referenze con l'autorizzazione del candidato. Esecuzione di legittimi controlli sui precedenti.	Il trattamento dei dati è necessario per adempiere a eventuali obblighi legali o normativi.
Reclutamento, verifica dell'identità e informazioni generali sul candidato.	Fonti pubblicamente disponibili, come i siti web in cui il candidato ha divulgato pubblicamente tali informazioni. Terze parti, come referenti, agenzie di reclutamento, società di ricerche di mercato, fornitori di servizi di verifica dell'identità o agenzie di controllo dei precedenti.	Per verificare l'identità e l'idoneità all'impiego del candidato.	Il trattamento dei dati del candidato è necessario per il nostro legittimo interesse commerciale per aiutarci a decidere se procedere o meno all'assunzione e se prendere in considerazione la candidatura per le opportunità offerte da SurveyMonkey.

Possiamo detenere ed elaborare dati personali provenienti da altre fonti terze per le seguenti finalità:

Finalità	Base
Informazioni che possono essere acquisite da fonti quali agenzie di reclutamento, società di ricerche di mercato, fornitori di servizi di verifica dell'identità e informazioni rese disponibili attraverso siti web di pubblico dominio. Controlli sui precedenti degli ordini professionali e così via (ove consentito dalla legge).	Il trattamento dei dati del candidato è necessario per il nostro legittimo interesse commerciale per aiutarci a decidere se procedere o meno all'assunzione e se prendere in considerazione la candidatura per le opportunità offerte da SurveyMonkey.
Dati raccolti tramite cookie e altre tecnologie di tracciamento quando il candidato interagisce con il nostro sito web.	Si prega di consultare la nostra Informativa sulla privacy sul sito web.

Il candidato ha il diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali qualora tale trattamento sia effettuato per nostro legittimo interesse. Possiamo aggregare/pseudonimizzare i dati personali del candidato per analizzare e migliorare i nostri processi di reclutamento e per garantire il conseguimento dei nostri obiettivi di diversità e inclusione.

Categorie speciali di dati personali

Alcune categorie di dati personali sono considerate "speciali" o "sensibili", tra cui le informazioni relative a:

Dati sulla salute fisica o mentale – come le informazioni sulla salute fisica o mentale o sulle condizioni del candidato; ad esempio, utilizzeremo le informazioni sullo stato di disabilità per valutare se sia necessario prevedere adeguamenti appropriati durante il processo di assunzione.
Numero della patente di guida (ad esempio, se richiesto per un controllo dei precedenti).
Altre categorie speciali di dati personali – come l'origine razziale o etnica, le credenze religiose o simili, l'appartenenza a un sindacato, la commissione o la presunta commissione di un reato e qualsiasi procedimento per un reato commesso o presunto tale, l'esito di tale procedimento o la sentenza di un tribunale in tale procedimento.

Trattiamo tali dati solo se necessario e per tutelare diritti specifici di SurveyMonkey o di un potenziale dipendente, ai sensi della legge sul lavoro o per la valutazione della capacità lavorativa. Queste informazioni possono essere utilizzate per aiutarci a monitorare l'osservanza della legislazione sulle pari opportunità, nonché gli accomodamenti o gli adattamenti richiesti per i colloqui o le candidature in relazione a eventuali disabilità. Nella maggior parte delle domande, molto probabilmente questo non sarà necessario, ma se lo sarà, tratteremo questi dati con la massima sensibilità. SurveyMonkey non utilizza né divulga i dati personali sensibili per scopi diversi da quelli per i quali il candidato non può esprimere il proprio rifiuto ai sensi del California Consumer Privacy Act del 2018 ("CCPA").

Tratteremo i dati relativi alle condanne penali o al coinvolgimento in procedimenti penali solo se consentito dalla legge o se forniti volontariamente dal candidato.

Consenso

In linea di principio, non facciamo affidamento sul consenso del candidato per l'utilizzo dei dati. Tuttavia, di tanto in tanto, potremmo chiedere il consenso per (i) utilizzare i dati personali per uno scopo specifico (anche per eventuali future opportunità di lavoro all'interno di SurveyMonkey o per partecipare a eventi di reclutamento); e/o (ii) trattare i dati personali (compresi i dati "speciali" o "sensibili") per proteggere i suoi interessi vitali o gli interessi di altri. In tal caso, forniremo al candidato tutti i dettagli sui dati che desideriamo e sul motivo per cui ne abbiamo bisogno, nonché sul fatto che può revocare il suo consenso in qualsiasi momento e sulle modalità per farlo. Se il candidato ritira il suo consenso, non tratteremo più la sua domanda e, in base alla nostra politica di conservazione, smaltiremo i suoi dati personali in modo sicuro.

Qualora il candidato non ci fornisca i suoi dati personali

Se il candidato non ci fornisce i suoi dati personali, potremmo non essere in grado di elaborare la sua candidatura, valutare la sua idoneità per un determinato ruolo, adempiere ai nostri obblighi legali o gestire la nostra attività.

Sicurezza e conservazione dei dati personali

Conserviamo in modo sicuro i dati personali del candidato in un database centralizzato e all'interno di alcuni strumenti di fornitori terzi fidati, con accesso controllato a tali luoghi. L'accesso ai dati personali (compresi i dati speciali), sia in formato elettronico sia cartaceo, è limitato ai membri dell'Ufficio Risorse umane e ai dipendenti che hanno un motivo legittimo e giustificabile per visualizzare tali dati.

Destinatari dei dati personali

Potremmo divulgare i dati personali del candidato a una Società del gruppo² ad esempio, a titolo esemplificativo, per i seguenti motivi: gestire processi globali, creare report a livello di gruppo o prendere decisioni su assunzioni o promozioni. Di tanto in tanto potrebbe essere necessario divulgare i dati personali a terzi o ad agenti, tra cui, a titolo esemplificativo, i seguenti:

Fornitori di assistenza nell'amministrazione, nell'elaborazione e nella gestione di alcune attività relative a potenziali dipendenti
Persone o società impiegate da SurveyMonkey per svolgere servizi, funzioni o consulenze specifiche, comprese agenzie di referenze esterne e altri istituti finanziari
Parenti o rappresentanti legali dei potenziali dipendenti

Organismi di regolamentazione o altri soggetti ai quali siamo legalmente obbligati o tenuti a divulgare informazioni, tra cui la Commissione per le relazioni con il mondo del lavoro, i dipartimenti o le agenzie governative competenti, i tribunali e le persone nominate dal tribunale
Medici e avvocati
Altro personale SurveyMonkey (compreso il personale di affiliate e filiali) coinvolto nel processo di reclutamento e assunzione
Finalità di contenzioso: per richiedere la consulenza legale dei nostri avvocati esterni o in relazione a contenziosi con terze parti
Medici su richiesta del candidato, ad esempio in relazione a qualsiasi adeguamento effettuato per eventuali disabilità, e

Acquirenti o offerenti potenziali o effettivi di SurveyMonkey.

Informeremo il candidato in anticipo, nella misura consentita dalla legge, se intendiamo trattare o divulgare ulteriormente i suoi dati personali per uno scopo o a una terza parte diversi da quelli sopra indicati. Adottiamo tutte le misure ragionevoli, come richiesto dalla legge, per garantire la sicurezza, la privacy e l'integrità di tali dati e informazioni e, se del caso, stipuliamo contratti con tali terze parti a questo scopo.

Trasferimento dei dati personali al di fuori dei paesi SEE

I dati personali che raccogliamo dal candidato possono essere trasferiti e conservati, all'interno o all'esterno dello Spazio economico europeo ("SEE"), per le finalità sopra descritte, anche da personale che lavora per noi o per uno dei nostri fornitori terzi che agiscono per conto nostro. In tali circostanze adotteremo misure di salvaguardia adeguate per proteggere la privacy e l'integrità dei dati personali del candidato.

Conservazione dei dati

I dati saranno conservati per il tempo necessario a soddisfare lo scopo per cui sono stati raccolti e utilizzati, a meno che non sia necessario un periodo più lungo per i nostri obblighi legali o in relazione a una o più richieste legali.

Per i candidati in Europa, conserviamo i dati personali per un periodo di 1 anno dal completamento della procedura di valutazione della candidatura, a meno che il candidato non ci autorizzi a conservarli più a lungo in vista di eventuali ruoli futuri. I dati personali potranno essere conservati più a lungo anche qualora fossimo obbligati a farlo per legge o contrattualmente (ad esempio, per i dipendenti di SurveyMonkey).

Per i candidati al di fuori dell'Europa, conserviamo i dati personali per un periodo di 5 anni dal completamento della procedura di valutazione della candidatura, a meno che il candidato non ci autorizzi a conservarli più a lungo in vista di eventuali ruoli futuri. I dati personali potranno essere conservati più a lungo anche qualora fossimo obbligati a farlo per legge o contrattualmente (ad esempio, per i dipendenti di SurveyMonkey).

Diritti relativi ai dati personali

Il candidato ha diversi diritti in relazione ai propri dati personali, se previsti dalle leggi locali. Il candidato può avere il diritto di:

accedere a una copia dei propri dati personali in possesso di SurveyMonkey;
richiedere la rettifica dei propri dati personali qualora siano inesatti o incompleti;

richiedere la cancellazione dei propri dati personali in determinate circostanze;
limitare l'uso dei propri dati personali in determinate circostanze;
spostare (o trasferire) i propri dati personali, operazione che avviene automaticamente in alcune situazioni;
opporsi al trattamento dei propri dati personali qualora la nostra base giuridica per tale trattamento sia costituita dai nostri legittimi interessi;
non essere soggetto a una decisione basata su un trattamento automatizzato dei propri dati personali, compresa la profilazione, che abbia effetti giuridici o analoghi significativi;

revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento dei propri dati personali basato sul consenso prima della sua revoca;
non ricevere un trattamento discriminatorio per l'esercizio di questi diritti; e
presentare un reclamo all'ufficio del Commissario per la protezione dei dati (o ad un'altra autorità di controllo competente nella giurisdizione del candidato).

Tuttavia, tali diritti possono non essere esercitati in determinate circostanze (ad esempio, se necessario per adempiere a un obbligo legale o in relazione a un reclamo legale). Se si desidera esercitare questi diritti (o si desidera designare un agente autorizzato a farlo per proprio conto) è possibile contattare il nostro reparto Risorse umane. Potremmo richiedere un documento di identità per verificare la richiesta.

Non "vendiamo" o "condividiamo" i dati personali dei candidati, e, in particolare, non ci risulta "vendere" o "condividere" i dati personali di candidati di età inferiore ai 16 anni, ai sensi dei termini "vendere" e "condividere" definiti nel CCPA.

Ulteriori informazioni

Per ulteriori chiarimenti in merito alla presente Informativa, si prega di contattare

hr-privacy@surveymonkey.com.

L'Informativa sulla privacy dei dati dei candidati e dei richiedenti di SurveyMonkey Global può essere aggiornata in qualsiasi momento. Potremmo informare il candidato in caso di modifiche sostanziali alle modalità di gestione dei dati personali. Si ritiene che il candidato abbia ricevuto una copia dell'Informativa sulla privacy dei dati dei candidati e dei richiedenti di SurveyMonkey Global e che ne abbia compreso e accettato il contenuto.

¹Il termine SurveyMonkey può fare riferimento a SurveyMonkey Inc. o a qualsiasi altra entità affiliata/controllata di SurveyMonkey che sta assumendo.

² Ai fini della presenta Informativa, per "Società del Gruppo" si intende una società che sia una Società controllata o una Società di partecipazione di SurveyMonkey o una qualsiasi Società controllata di tale Società di partecipazione a seconda dei casi (e a tal fine "Società controllata" e "Società di partecipazione" hanno i significati loro attribuiti rispettivamente nelle sezioni 7 e 8 del Companies Act 2014).

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