La guida definitiva alla definizione di un programma di feedback dei dipendenti

Raccogliere regolarmente il feedback dei dipendenti è fondamentale per creare una forza lavoro motivata e fedele. Contribuisce a valorizzare la cultura dell'ambiente di lavoro, ad accrescere la soddisfazione del personale e a rafforzare l'employer brand, ovvero l'immagine dell'azienda.

Questa guida ti aiuterà a definire una strategia di feedback efficace, indipendentemente dalle dimensioni del tuo team. Troverai approfondimenti sulle attuali tendenze della forza lavoro, esempi di feedback dei dipendenti o per i dipendenti e tutti gli strumenti per iniziare.

Il feedback dei dipendenti consiste in opinioni e approfondimenti su mansioni, posto di lavoro e sull'esperienza lavorativa in generale. Le organizzazioni raccolgono questo tipo di riscontri per:

Molte organizzazioni implementano programmi di feedback strutturati per analizzare la complessa esperienza dei dipendenti. Una gestione efficace di questo tipo di programmi implica la definizione di obiettivi, il monitoraggio dei progressi fatti e l'introduzione di miglioramenti tempestivi.

La nostra indagine sulla forza lavoro dell'aprile 2024 ha rivelato che oltre un terzo dei lavoratori statunitensi ha preso in considerazione l'idea di dimettersi. I cosiddetti “quiet quitter”, come li definisce Gallup, ovvero dipendenti che scelgono di lavorare solo il minimo indispensabile nel rispetto delle proprie mansioni e del proprio orario di lavoro, costituiscono negli Stati Uniti circa il 50% della forza lavoro. Ecco cos'altro abbiamo scoperto:

Tutte queste osservazioni possono essere di ispirazione per miglioramenti a livello organizzativo. Ma sono le esperienze uniche dei dipendenti ad avere veramente un valore. Raccogliere il feedback dello staff permette di mettere a punto modifiche in grado di migliorare notevolmente la fidelizzazione.

I dipendenti motivati ottengono risultati migliori. Il loro coinvolgimento, o engagement, favorisce il raggiungimento degli obiettivi aziendali e il rapporto Gallup del 2023 indica che uno scarso livello di coinvolgimento arriva a pesare sull'economia globale statunitense per circa 8,8 mila miliardi di dollari.

Se i dipendenti si sentono coinvolti, anche l' esperienza dei clienti migliora. Lo staff si impegna maggiormente per risolvere i problemi della clientela ed è più propenso a comunicare con i colleghi che possono essere d'aiuto.

Raccogliere il feedback dei dipendenti è fondamentale per attirare e trattenere i talenti migliori. Procedure strutturate per la gestione del feedback arricchiscono l'intera esperienza del personale.

Il processo di fidelizzazione e motivazione dei dipendenti inizia ancor prima che questi entrino a far parte del team. La raccolta regolare dei feedback dei candidati all'assunzione e di chi partecipa ai colloqui contribuisce ad assicurare che tutti godano di un trattamento equo. Inoltre, misurando e monitorando l'esperienza dei candidati, è possibile acquisire informazioni sulla reputazione del marchio aziendale e identificare le aree da migliorare per attirare i migliori talenti.

Raccogliere i feedback dei nuovi assunti permette di ottimizzare la fase di inserimento e formazione. È possibile informarsi sull'efficacia del materiale fornito e sul coinvolgimento nella fase di onboarding e determinare se i nuovi dipendenti si sono sentiti supportati durante l'intero processo. Grazie a quiz online interattivi si possono ribadire i valori aziendali, così come le policy e i protocolli. Gli stessi punteggi dei quiz possono fornire informazioni sull'efficacia del processo di inserimento.

L'implementazione di un sistema di gestione delle prestazioni dei dipendenti permette di promuovere una cultura incentrata sul feedback e sulla trasparenza. È importante incoraggiare sia i manager che i dipendenti a condurre delle autovalutazioni per identificare le opportunità di crescita. Inoltre, monitorando le prestazioni dei team, si può determinare quali necessitano di ulteriore supporto o di un rinnovamento delle procedure.

Per raccogliere efficacemente i riscontri dei dipendenti, è importante collaborare con le principali parti interessate, che possono contribuire alla raccolta e all'analisi dei dati e all'implementazione degli interventi correttivi necessari. Inizia allineandoti con la dirigenza e con i team chiave. Metti a punto un programma di feedback che preveda la partecipazione di questi stakeholder in base ai loro ruoli.

Il 22% dei professionisti delle risorse umane sostiene che la mancanza di supporto da parte della dirigenza è uno dei principali ostacoli a un'efficace raccolta del feedback dei dipendenti. È il team direttivo a definire le priorità e la cultura dell'ambiente di lavoro, senza il suo consenso, qualsiasi iniziativa si arena. Ecco come fare per rendere più convincente un programma a livello aziendale.

Una forza lavoro soddisfatta e coinvolta contribuisce a migliorare l'esperienza dei clienti e la produttività. Per assicurarti il consenso del team direttivo, presenta il ROI di un programma di feedback dei dipendenti.

La tua organizzazione avrà sicuramente degli obiettivi di fidelizzazione della clientela o del personale, oltre a molti altri. Scopri quali sono, quindi spiega come un programma di feedback dei dipendenti può aiutarvi a raggiungerli. Spiegheremo come farlo nel capitolo successivo.

Condividere dei casi di studio è utile a dimostrare in che modo i programmi di feedback possono generare un impatto reale. In SurveyMonkey, il feedback dei dipendenti ha contribuito a plasmare la cultura dell'ambiente di lavoro e a migliorare la formazione dei manager, introducendo nuovi corsi per i dirigenti a tutti i livelli. Cerca esempi simili al di fuori della tua organizzazione per ispirare il consenso della dirigenza.

Inizia con un programma pilota in modo da testare la strategia di raccolta e utilizzo dei feedback dei dipendenti prima di passare a un modello più esteso.

Se necessario, modifica le impostazioni per perfezionare la procedura prima di avviare un programma completo.

Raccogliere il feedback dei dipendenti dimostra attenzione nei loro confronti e volontà di miglioramento. Stabilisci degli obiettivi e monitora gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) per garantire l'efficacia del programma. Ecco alcuni esempi.

Puoi raccogliere feedback su qualsiasi parte dell'esperienza dei dipendenti, come:

Per avere un quadro olistico dell'esperienza dei dipendenti, puoi raccogliere il loro feedback in diversi canali e formati di dati.

Puoi monitorare le recensioni su siti di annunci di lavoro come Glassdoor e Indeed e controllare le piattaforme social come X e LinkedIn per conoscere i feedback dei dipendenti e dei candidati. Tieni d'occhio anche i siti specifici del settore. Non metterti sulla difensiva, ascolta e usa i feedback per migliorare.

Il ciclo di vita dei dipendenti include ogni interazione che una risorsa ha con l'organizzazione, comprese le esperienze di candidati ed ex dipendenti.

Raccogli feedback in ogni fase del percorso dei dipendenti, dall'assunzione alla fine dell'impiego. Le informazioni raccolte ti aiuteranno a cambiare il posto di lavoro e la cultura aziendale per attrarre e fidelizzare le persone con le migliori prestazioni.

Per migliorare le procedure di selezione e assunzione del personale e rafforzare l'employer brand è importante conoscere le opinioni dei candidati. Distribuisci un'indagine sull'esperienza dei candidati a tutti coloro che hanno avuto accesso alla selezione, compresi quelli non assunti, per raccogliere un riscontro sull'esperienza del colloquio.

L'inserimento dei nuovi dipendenti avviene in modo rapido, garantendo l'acquisizione di informazioni chiave sulle politiche, sull'organizzazione e sul loro ruolo. Ecco come il feedback può migliorare la fase di inserimento:

Ottimizzazione delle procedure di inserimento.Quanto più rapidamente si inseriscono i dipendenti nel loro ruolo, tanto più velocemente essi diventano produttivi. Usa un'indagine sull'inserimento dei nuovi assunti per capile quali aspetti della procedura è possibile migliorare. Potresti porre domande come:

Miglioramento degli strumenti di formazione.Sia che l'onboarding e la formazione si svolgano sul campo o a distanza, è importante verificare che le presentazioni e le attività siano coinvolgenti e informative. Puoi inviare ai partecipanti un quiz sulla formazione dei neoassunti per verificare se hanno capito e assimilato le nozioni necessarie. Potresti porre domande come:

Mettere in grado i nuovi assunti di dare il meglio.L'inserimento non si esaurisce nell'arco di un paio di settimane. Chiedi ai nuovi dipendenti un feedback a intervalli regolari. 

Distribuisci un'indagine sull'inserimento dei nuovi assunti dopo 30 giorni per valutare l'efficacia della fase iniziale di onboarding. Potresti porre domande come:

Dopodiché, invia un'indagine sull'inserimento dei nuovi assunti dopo 60 giorni per una successiva verifica. Questo li aiuterà a sentirsi supportati, mentre tu continuerai a controllare l'efficacia del percorso. Potresti porre domande come:

L'ultimo passaggio è un'indagine dopo 90 giorni per ottenere il feedback finale dei nuovi dipendenti sulla loro esperienza complessiva di onboarding. Questo questionario ti aiuterà a capire se le nuove risorse si trovano bene nel loro ruolo, se si sentono sufficientemente responsabilizzate e ad avviare un dialogo sulle opportunità di crescita. Potresti porre domande come:

L'azienda sta offrendo opportunità di crescita sufficienti? L'avanzamento di carriera è il secondo fattore più importante per i candidati (44%). Ecco come utilizzare i feedback dei dipendenti per garantire opportunità di crescita.

Offri programmi di formazione e sviluppo efficaci.La crescita professionale è importante per i dipendenti così come la disponibilità di attività e contenuti rilevanti. Usa un'indagine sulla crescita professionale per porre domande come:

Assicurati che i dipendenti siano soddisfatti del loro percorso di crescita professionale.Al tempo stesso, assicurati che sentano di poter avanzare nella loro carriera. Puoi distribuire un'indagine sulla crescita professionale e chiedere ai tuoi collaboratori di valutare il loro grado di soddisfazione:

Dai priorità all'autovalutazione e ai colloqui di crescita.È possibile utilizzare i sondaggi anche per formalizzare incontri regolari dedicati alla crescita professionale e alle prestazioni lavorative. Per esempio, questo questionario di verifica per i dipendenti è di fatto un'autovalutazione incentrata sulle prestazioni GIG (Growth, Impact and Goals). La sua compilazione da parte dei lavoratori, permette loro di trovare spunti per instaurare un dialogo costruttivo con i rispettivi responsabili. Ecco alcuni esempi di domande:

Dopo aver investito nel reclutamento e nella formazione, è bene assicurarsi che i dipendenti siano sempre coinvolti e motivati, verificando il loro grado di soddisfazione.

Migliora il coinvolgimento dei dipendenti.Quanto sono motivati e coinvolti i dipendenti? Distribuisci un sondaggio sul coinvolgimento sul lavoro per monitorarne il morale. Invialo a intervalli regolari, in modo da poter apportare miglioramenti mirati e tenere traccia del livello di coinvolgimento nel tempo. In questa indagine, i rispondenti devono misurarsi con dichiarazioni del tipo:

Previeni il burnout dei dipendenti.Negli ultimi anni, la sindrome da burnout è diventata un problema reale per molti dipendenti. Consulta i tuoi collaboratori per sapere come si sentono. Quindi, vedi cosa puoi fare per alleviare parte del loro stress. Puoi distribuire un'indagine sulla conciliazione tra lavoro e vita privata e chiedere:

Promuovi una cultura del lavoro inclusiva.Il modo migliore per attrarre persone diverse e di talento è promuovere una cultura aziendale che dia priorità a valori come l'appartenenza e l'inclusione. Ma disporre di una forza lavoro diversificata non è abbastanza. Uno studio ha rilevato che il 60% dei lavoratori ha assistito o potrebbe aver assistito a comportamenti ostili o aggressivi sul posto di lavoro. 

L'azienda deve confrontarsi regolarmente con i dipendenti per assicurarsi che si sentano adeguatamente supportati. Distribuire un'indagine sull'appartenenza e l'inclusione, è il primo passo verso l'identificazione e la risoluzione di eventuali disuguaglianze sul posto di lavoro. Potresti porre domande come:

Offri benefit e compensi competitivi.I pacchetti retributivi sono un fattore importante per trattenere i talenti in un mercato del lavoro altamente competitivo. Secondo un recente studio di SurveyMonkey, il 54% dei professionisti delle risorse umane ha classificato la retribuzione e i benefit come un'area su cui le aziende devono investire per conservare e fare crescere i propri dipendenti. Usa un'indagine su retribuzione e benefit per avere un feedback sui seguenti aspetti:

La fine della collaborazione di un dipendente con l'azienda può essere importante quanto l'inizio. Quando un collaboratore lascia il proprio posto di lavoro, è importante scoprire il perché. Le indagini di fine rapporto aiutano a instaurare una cultura aziendale più stimolante e feconda, in modo che le risorse esistenti e future rimangano più a lungo e si sentano più coinvolte. Usa un'indagine di fine rapporto per porre domande come:

I dipendenti consiglierebbero l'azienda come un eccellente luogo di lavoro? La risposta a questa domanda è diventata lo standard del settore per misurare la fedeltà del personale. Calcolare l'eNPS, o employee Net Promoter Score, è un modo rapido per capire quanto i dipendenti sono motivati e si impegnano nell'organizzazione. Ecco alcuni suggerimenti per raccogliere il feedback dello staff con un sondaggio eNPS.

Secondo una nostra ricerca, quasi la metà (48%) dei professionisti delle risorse umane afferma che i principi DEI sono stati determinanti per l'assunzione di candidati di alto livello. La percentuale è ancora più alta nelle aziende in cui le risorse umane ricoprono una posizione di rilievo (55%). Per valutare il grado di inclusività dell'ambiente di lavoro, invia un'indagine DEI ai tuoi dipendenti. Il feedback raccolto ti aiuterà a capire cosa funziona bene e dove invece c'è un margine di miglioramento.

Se i dipendenti sono coinvolti nel loro lavoro, sono più soddisfatti e più motivati. Uno staff coinvolto e allineato con gli obiettivi dell'organizzazione non solo è più produttivo, ma contribuisce anche a migliorare la reputazione del datore di lavoro e rimane più a lungo in azienda. Usa queste indagini per misurare le diverse caratteristiche del coinvolgimento dei dipendenti.

I benefit e gli incentivi hanno assunto un'importanza ancora maggiore negli ultimi anni. Secondo un rapporto di Forbes, il 40% dei datori di lavoro ritiene che i dipendenti lascino il proprio posto per trovare un impiego che offra benefit migliori. Inoltre, un lavoratore su 10 dichiara che sarebbe disposto ad accettare una riduzione dello stipendio per avere accesso a benefit migliori. E i tuoi collaboratori sono soddisfatti dei benefit che la tua azienda offre? Usa questi modelli di indagine per scoprirlo.

A volte è necessario distribuire ai dipendenti questionari piuttosto lunghi, soprattutto se l'organizzazione effettua delle revisioni o valutazioni formali solo una o due volte l'anno. Tuttavia, sempre più aziende si servono di brevi sondaggi ricorrenti per acquisire rapidamente un riscontro dai dipendenti e tenere traccia del loro stato d'animo al di fuori dei normali cicli di feedback.

Ogni volta che invii un'indagine ai tuoi dipendenti, chiedi loro di dedicare del tempo, sottraendolo alle loro attività quotidiane, per rispondere in modo ponderato. Ecco alcune linee guida per invogliare le persone a partecipare ai sondaggi e a fornire risposte accurate.

Molte di queste indagini di feedback dei dipendenti riguardano argomenti delicati. I dipendenti o i candidati a una posizione potrebbero esitare a fornire un feedback sincero se temono che possa avere un impatto sulla loro carriera o sulla possibilità di essere assunti.

Per mettere i dipendenti a loro agio, informali che le risposte saranno anonime e utilizzate esclusivamente in forma aggregata. Puoi garantire l'anonimato abilitando questa opzione nelle impostazioni del sondaggio.

Il feedback dei dipendenti può perdere valore col passare del tempo, è quindi consigliabile raccoglierlo regolarmente per rimanere al passo con l'evoluzione delle opinioni.

Hai raccolto le opinioni dei dipendenti. Ora è il momento di classificare le principali tematiche che hai rilevato e farti un'idea più precisa della situazione prima di decidere come procedere.

Per analizzare i dati, concentrati sui numeri grezzi e sulle percentuali delle domande a risposta chiusa. Usa i grafici per visualizzare i trend, come quello della soddisfazione sul lavoro.

Dopo aver analizzato il feedback, è il momento di trasformare le informazioni in azioni.

Nel piano d'azione dovrebbe rientrare la comunicazione di quanto appreso mediante i sondaggi e di come si sta rispondendo al feedback raccolto. Questo serve a dimostrare ai dipendenti che l'azienda apprezza le loro opinioni e il tempo che hanno dedicato a fornirle in modo ponderato.

Il piano d'azione dovrebbe delineare gli aspetti oggetto del feedback, le persone coinvolte e i passi successivi. Anche se le modifiche non saranno immediate, comunicale chiaramente.

È importante definire una procedura trasparente per la valutazione delle prestazioni. Puoi mettere a disposizione dei manager uno schema di riferimento per organizzare sessioni di feedback efficaci. Di seguito troverai alcuni esempi.

Il feedback dei dipendenti ha un carattere continuativo: contributi regolari stimolano la partecipazione, la crescita e il successo dell'azienda.

È fondamentale tenere informate tutte le parti interessate chiudendo il ciclo di feedback.

Organizza delle autovalutazioni per consentire ai dipendenti di riflettere sull'incidenza del loro operato e sulla loro crescita.

Mantieni un ciclo di revisione costante, regolandoti in base ai riscontri ricevuti.

Invia dei sondaggi ricorrenti dopo l'implementazione di modifiche importanti per affrontare tempestivamente eventuali problemi.

Rivedi gli obiettivi del programma e modificali in base all'evoluzione delle priorità.

Riesamina e affina con regolarità il programma di feedback.

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