INFORMATIVA 01 (INF_01)
ISTRUZIONI OPERATIVE PER STAFF IN SEDE DI EVENTO

PRINCIPI GENERALI

La prevenzione della diffusione del contagio da virus Sars-Cov-2 è una priorità per EMI - Eureka MICE International.

Per garantire la sicurezza di relatori, partecipanti, dipendenti, collaboratori, sponsor, personale tecnico e personale di supporto EMI - Eureka MICE International applica nell’organizzazione di ogni proprio evento in presenza un protocollo anti-contagio nel rispetto dei Decreti della Presidenza del Consiglio dei Ministri vigenti alla data dell’evento, delle “Linee guida per la riapertura delle Attività Economiche, Produttive e Ricreative” emanate dalla Conferenza delle Regioni e delle Provincie Autonome e dei “Provvedimenti di natura igienico-sanitaria e comportamentale per l’organizzazione di convegni ed eventi aggregativi in sicurezza biologica (Virus Covid-19)” emanati da Federcongressi&eventi.

Come disposto nel “Protocollo aziendale di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro” in attuazione del Protocollo nazionale sottoscritto in data 14 marzo 2020 e aggiornato con il Protocollo del 24 aprile 2020 dalle organizzazioni datoriali e CGIL, CISL e UIL nell’ottica della massima prevenzione alla diffusione del contagio da COVID-19 viene richiesto ai lavoratori dipendenti e collaboratori di EMI - Eureka MICE International di osservare le seguenti indicazioni:

• obbligo di rimanere al proprio domicilio e di non entrare in azienda o presentarsi in sede di evento in presenza di febbre (oltre 37.5°) o altri sintomi influenzali e di chiamare il proprio Medico di Famiglia e l’Autorità sanitaria;

• consapevolezza e accettazione del fatto di non poter fare ingresso o di poter permanere in azienda o in sede di evento e di doverlo dichiarare tempestivamente laddove, anche successivamente all’ingresso, sussistano le condizioni di pericolo (sintomi di influenza, temperatura, provenienza da zone a rischio o contatto con persone positive al virus nei 14 giorni precedenti, etc) per le quali i provvedimenti dell’Autorità impongano di informare il Medico di Famiglia e l’Autorità sanitaria e di rimanere al proprio domicilio;

• impegno a rispettare tutte le disposizioni delle Autorità e del datore di lavoro nel fare accesso in azienda o in sede di evento (in particolare, mantenere la distanza di sicurezza, osservare le regole di igiene delle mani e tenere comportamenti corretti sul piano dell’igiene);

• impegno a informare tempestivamente e responsabilmente il datore di lavoro della presenza di qualsiasi sintomo influenzale durante l’espletamento della prestazione lavorativa, avendo cura di rimanere ad adeguata distanza dalle persone presenti.

MISURE IGIENICO-SANITARIE DI CUI SI RACCOMANDA L’OSSERVANZA

• Indossare sempre la mascherina
• Lavarsi spesso le mani
• Evitare il contatto ravvicinato con persone che soffrono di infezioni respiratorie acute
• Evitare abbracci e strette di mano
• Mantenere, nei contatti sociali, una distanza interpersonale di almeno 1 metro
• Starnutire e/o tossire in un fazzoletto evitando il contatto delle mani con le secrezioni respiratorie
• Evitare l’uso promiscuo di bottiglie e bicchieri
• Non toccarsi occhi, naso e bocca con le mani
• Coprirsi bocca e naso se si starnutisce o tossisce

ORGANIZZAZIONE DI UN EVENTO IN SICUREZZA

Al fine di poter garantire lo svolgimento dell’evento in sicurezza, EMI - Eureka MICE International si è dotata di una serie di strumenti che consentono una valutazione del rischio di contagio e la conseguente adozione di misure preventive che tutte le persone presenti in sede di evento avranno l’obbligo di osservare.

Gli strumenti approntati da EMI - Eureka MICE International con le finalità sopra indicate sono:

• Protocollo Anti Contagio da virus Sars-Cov-2 disponibile sul sito https://www.associationdays.com/
• Documento di Valutazione del Rischio biologico in Evento (DVRE)
• n° 8 schede tecniche, denominate “Procedure”, in cui sono descritte e selezionabili in modo analitico ed evidente, le misure adottabili per la mitigazione del rischio, raggruppate per ambiti operativi
• il Piano di Emergenza da adottarsi qualora si ravvisi un caso di sospetto contagio
• n° 6 Informative rivolte a tutte le parti coinvolte nell’evento
• la “Autocertificazione dello stato di salute” che dovrà essere sottoscritta da tutte le persone presenti in sede di evento
• n° 3 Checklist di verifica e controllo dell’adozione e applicazione di quanto previsto dal DVRE e dalle procedure

Dall’utilizzo di questi strumenti scaturisce una linea di comportamento su cui tutto il personale EMI - Eureka MICE International presente in sede di evento sarà informato e formato in occasione del briefing organizzativo affinché possa adeguatamente e responsabilmente collaborare allo svolgimento in sicurezza della manifestazione.

MISURE PREVENTIVE OBBLIGATORIE IN SEDE DI EVENTO

1. DISTANZIAMENTO SOCIALE: tutte le attività in sede congressuale dovranno sottostare alla regola secondo cui le persone siano ad almeno UN METRO di distanza l’una dall’altra
2. UTILIZZO DPI (Dispositivi di Protezione Individuale): tutto il personale EMI - Eureka MICE International in servizio dovrà essere munito di DPI (mascherine e guanti) e sottoposto alla misurazione preventiva della febbre.
3. LAVAGGIO DELLE MANI: tutto il personale EMI - Eureka MICE International in servizio dovrà avere cura di lavarsi frequentemente le mani o di igienizzarsele mediante l’utilizzo dei dispenser di disinfettante presenti in sede di evento.
4. CONTROLLO DEGLI ACCESSI: tutte le persone che avranno accesso alla sede dell’evento dovranno essere identificate e sottoposte al controllo sanitario stabilito dalle procedure in essere per lo specifico evento.
5. CONTROLLO SANITARIO ALL’ACCESSO: tutte le persone che avranno accesso alla sede dell’evento dovranno obbligatoriamente consegnare la “Autocertificazione dello Stato di Salute” adeguatamente compilata e sottoscritta. L’accesso sarà precluso a chi ne fosse sprovvisto o si rifiutasse di fornirla. Inoltre, qualora ritenuto necessario per lo specifico evento, potrà essere effettuata la misurazione della temperatura corporea secondo le modalità previste dalla procedura di riferimento. L’accesso andrà interdetto in caso di temperatura superiore a 37,5 °C.
6. INFORMAZIONE AI PARTECIPANTI: è fatto obbligo al personale EMI - Eureka MICE International in servizio di fornire ogni possibile informazione sulle misure preventive adottate mettendo in evidenza la segnaletica adeguatamente predisposta e le informative a disposizione.
7. MONITORAGGIO COSTANTE DEL RISPETTO DELLE MISURE ADOTTATE: è fatto obbligo al personale EMI - Eureka MICE International in servizio di monitorare costantemente il rispetto delle misure adottate da parte di tutti i presenti in sede di evento. In caso di comportamenti non rispettosi delle misure adottate da parte di qualche presente in sede, il personale EMI - Eureka MICE International dovrà cortesemente richiamare l’attenzione sul rispetto delle misure e, in caso di persistente comportamento deviante, darne tempestiva comunicazione al proprio Responsabile.
8. ADERENZA ALLA MISURE ORGANIZZATIVE PREVISTE DALLE SPECIFICHE PROCEDURE: è fatto obbligo al personale EMI - Eureka MICE International in servizio di osservare le misure di mitigazione del rischio di contagio specificatamente adottate per ogni tipologia di attività svolta in sede di evento (es.: allestimenti, ristorazione, gestione sala, gestione supporti audiovisivi, etc.). Il dettaglio di tali misure sarà fornito di volta in volta al personale EMI - Eureka MICE International in sede di briefing organizzativo.