Come comunicare efficacemente il ridimensionamento aziendale

Il ridimensionamento è sempre un momento difficile per qualsiasi azienda e licenziare i dipendenti è un compito complesso e gravoso. Chi va via è investito da una miriade di emozioni – rabbia, tristezza, preoccupazione. Chi invece resta si preoccupa dell'aumento del carico di lavoro e del suo destino futuro.

Quando è necessario ridurre il personale, la scelta di un approccio comunicativo adeguato diventa cruciale. L'intero processo sarà agevolato preparando e considerando attentamente i messaggi essenziali da comunicare. Inoltre, un approccio trasparente e appropriato avrà ricadute positive sul brand, anche se si stanno licenziando delle persone.

Per aiutarti in questo momento difficile, ma purtroppo non raro, abbiamo raccolto alcune importanti considerazioni dalle quali trarre consiglio per trovare il modo giusto di comunicare il ridimensionamento ai dipendenti.

Prima di passare all'azione, è necessario elaborare un piano di comunicazione contenente messaggi ponderati, trasparenti e coerenti del CEO. È importante che il messaggio sia presentato ai dipendenti in modo chiaro. Le comunicazioni potrebbero anche essere rese pubbliche, quindi è bene preparare in anticipo e-mail, domande frequenti e dichiarazioni per i media. La cosa essenziale è che il messaggio sia onesto e trasparente.

L'incertezza può suscitare ansia e demotivare i dipendenti. Comunicando le informazioni in modo trasparente e tempestivo, si prevengono potenziali problemi come le voci di corridoio inaccurate e si evita che i dipendenti che rimangono perdano fiducia nell'azienda. Con i social media, sarà difficile evitare il diffondersi delle notizie sui licenziamenti; è essenziale quindi mettere in atto il piano comunicativo in modo rapido ed efficiente, partendo dai dipendenti interessati.

I motivi alla base dei licenziamenti devono essere comunicati in modo franco e onesto sia ai dipendenti licenziati sia a coloro che rimangono. Spiega apertamente il motivo per cui è necessario tagliare il personale e menziona anche le altre opzioni che sono state considerate, realizzate o respinte. I dipendenti saranno meno sorpresi della notizia e accoglieranno meglio la comunicazione se per tutto il tempo hai dimostrato un comportamento trasparente.

Se possibile, comunica il licenziamento ai dipendenti interessati organizzando colloqui individuali con un responsabile di cui si fidano. Concedi loro il tempo necessario per elaborare le informazioni, ma assicurati di non prolungare troppo i colloqui, per evitare che circolino voci, visto che i dipendenti licenziati comunicheranno con i colleghi. Il ridimensionamento di un'azienda spesso suscita molte domande nei dipendenti. Offri loro un modo per comunicare con i dirigenti dopo il colloquio, perché una volta assimilata la notizia potrebbero avere altre domande.

Per i dipendenti ibridi e da remoto, che non sono presenti in ufficio, organizza una videoconferenza per dare la notizia faccia a faccia. Anche se non sono fisicamente presenti in sede, meritano la stessa opportunità di ricevere la comunicazione in modo rispettoso da un responsabile di cui si fidano.

Dimostra partecipazione ai dipendenti in uscita e fornisci loro informazioni chiare e dirette. Anche se potrebbe essere stressante, è importante trovare il tono giusto che esprima un sentimento di vicinanza. Informa questi dipendenti del pacchetto liquidazione o dei benefit previsti e illustra loro il tipo di supporto che riceveranno. Dimostra empatia ed evita il gergo aziendale. 

Ricorda che i dipendenti che rimangono osserveranno il modo in cui gestisci la situazione. È fondamentale che conservino una mentalità positiva anche dopo i licenziamenti, e vedere che hai trattato con rispetto i loro ex colleghi sarà sicuramente utile.

La comunicazione con i dipendenti che rimangono avrà un forte impatto sulla loro futura soddisfazione sul lavoro. È bene prepararsi ad affrontare gli alti e bassi di emozioni che vivranno queste persone, mentre elaborano il ridimensionamento dell'azienda e le relative implicazioni sui loro ruoli e sulle loro responsabilità.

Chi rimane potrebbe provare un senso di colpa per non essere stato coinvolto nei tagli al personale, con conseguente calo della produttività e del morale. Rassicura questi dipendenti confermando che il loro posto di lavoro è al sicuro e prepararti ad affrontare i cambiamenti della cultura aziendale e del coinvolgimento dei dipendenti.

I dirigenti devono farsi avanti e spiegare le ragioni alla base del ridimensionamento e illustrare il piano futuro dell'azienda. Questo contribuirà a far riacquistare fiducia nell'azienda e a rassicurare i dipendenti che il lavoro continuerà regolarmente. 

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti su come comunicare con i dipendenti in modo da ridurre l'ansia e andare avanti dopo il ridimensionamento:

Non dimenticare che l'ascolto è un aspetto fondamentale nella comunicazione. Se da un lato è importante trasmettere il messaggio, dall'altro è essenziale ascoltare le paure e le preoccupazioni dei dipendenti. Ascoltare come i dipendenti rispondono al messaggio trasmesso, prendere atto delle loro emozioni e rispondere con empatia porterà benefici ai dipendenti, ai dirigenti e all'azienda.

Come abbiamo accennato, devi aspettarti che le comunicazioni siano rese pubbliche. Il piano di comunicazione deve prevedere una dichiarazione ai media destinata alle parti interessate esterne. È importante che le fonti di informazione e i clienti vengano a conoscenza del ridimensionamento aziendale direttamente da te: questo ti permetterà di controllarne la narrazione. Il momento giusto potrebbe essere subito dopo aver comunicato il ridimensionamento all'interno dell'azienda.

Il ridimensionamento di un'azienda spesso suscita molte domande nelle parti interessate esterne. Informarli servirà a contestualizzare e spiegare in modo preciso le motivazioni del ridimensionamento, permettendo così di ridurre le domande che potrebbero porre. Illustra anche le iniziative di sostegno ai dipendenti in uscita che sono state adottate, come l'indennità di fine rapporto, le risorse offerte per aiutarli a trovare un nuovo impiego e altri tipi di supporto eventualmente offerti dall'azienda. 

Rassicura clienti e parti interessate che il ridimensionamento non avrà conseguenze sui loro servizi. Spiega che è in atto una ristrutturazione interna e che saranno informati in caso di cambiamenti nei team con i quali lavorano normalmente.

Ricorda che i media ti osservano. Se è vero che non puoi controllare ciò che dicono, trasmettere il messaggio con coerenza a tutti i dipendenti e le parti interessate eviterà che la storia ti sfugga di mano. 

Durante il ridimensionamento, è fondamentale comunicare in modo chiaro, trasparente ed efficace. È di vitale importanza, quindi, elaborare un piano di comunicazione che consenta di procedere in modo rapido. La trasparenza nelle comunicazioni è il modo migliore per evitare che il ridimensionamento danneggi il brand.

Subito dopo il ridimensionamento, conduci un sondaggio sulla soddisfazione dei dipendenti per tastare il polso di chi è rimasto. Utilizza i dati raccolti per prendere decisioni informate su come migliorare la cultura aziendale, cambiare il luogo di lavoro e incoraggiare i dipendenti rimasti.
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